南通認證、認證公司、南通認證、認證培訓

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摘要：審核記錄是審核活動的一個重要組成部分，應予以足夠重視。針對公司近年來體系內(nèi)部審核記錄中存在的問題及原因分析，根據(jù)個人工作經(jīng)驗，總結(jié)歸納出一些簡單實用的審核記錄的原則和方法，以促進公司質(zhì)量管理相關工作。

關鍵詞：現(xiàn)場審核 記錄

在質(zhì)量管理體系審核中，現(xiàn)場審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過程的文字記載。必要時，審核記錄可為追溯提供事實依據(jù)，也可為下次審核方案的策劃提供參考，以保持審核的連續(xù)性，是審核案卷中重要的一部分。

公司質(zhì)量管理體系建立并運行已達7年，期間經(jīng)歷了大大小小無數(shù)次的內(nèi)外部審核，也培訓和煅練了很多質(zhì)量體系內(nèi)審員。審核記錄是審核員在現(xiàn)場審核中的一項基本工作，相信對所有內(nèi)審員來說都不陌生。作為公司標準質(zhì)量管理人員，我認為審核記錄的好壞，不僅直接關系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？對此，我將自己在此項工作中的一些心得、經(jīng)驗作了收集整理，以供大家參考。

一、公司質(zhì)量管理體系審核記錄中普遍存在的問題

由于公司內(nèi)審員都是兼職身分，平常各自工作繁忙，對質(zhì)量審核工作接觸、了解不多，往往也就是在每年一次的公司質(zhì)量管理體系內(nèi)審中才會編制檢查表，記錄審核情況，因此難免會因不熟悉標準條款要求，現(xiàn)場取證經(jīng)驗不足，在審核技巧或現(xiàn)場把握能力等方面存在一些問題。從公司近幾年質(zhì)量體系內(nèi)審的審核記錄來看，主要存在以下幾個方面的問題：

1、

記錄內(nèi)容與標準條款要求有所偏離，不夠準確。如：5.5.3

內(nèi)部溝通

的審核，常見記錄內(nèi)容是經(jīng)常溝通，非常有效。

2、

記錄內(nèi)容有判斷無事實，即記錄中有明確的符合要求的結(jié)論，但無事實依據(jù)。如：7.3.2設計和開發(fā)的輸入的審核，記錄內(nèi)容是查07128S 07年黔西南農(nóng)村電信用房工程設計，記錄完整。該項目設計的開發(fā)輸入的內(nèi)容是什么、是誰、什么時間輸入的不知道。又如：5.5.1職責、權(quán)限的劃分審核，記錄內(nèi)容是問XXX，回答正確。答的是什么卻無從知曉，根本無法判定是否符合標準要求。

3、

記錄過于簡單，缺少實際內(nèi)容，無法作為認證決定的依據(jù)。如：8.2.2顧客滿意的審核，記錄內(nèi)容是有采集記錄及分析結(jié)果，需提交公司領導。又如：7.5.1生產(chǎn)和服務提供的控制審核，記錄內(nèi)容是查服務報告，無問題，顧客反饋情況較好。

二、審核記錄的作用

根據(jù)國標中質(zhì)量管理相關標準的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據(jù)、記錄審核發(fā)現(xiàn)、為審核結(jié)論和認證決定提供支持依據(jù)三個方面。因此，要滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節(jié)，使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)，用以支持認證決定的判斷。

在審核工作中，按照每一次的審核計劃，審核總體時間是一定的，審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點，切實提高現(xiàn)場審核的有效性和效率。

三、審核記錄的記錄原則

從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應表述審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)。但審核證據(jù)如何界定？審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)又該記到什么程度呢？

在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應堅持以下原則：

1、反映抽樣量。審核是通過適當?shù)某闃舆M行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產(chǎn)品實物、工作現(xiàn)場等。適當?shù)某闃樱褪菍徍怂@得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結(jié)論和認證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。

2、有可重現(xiàn)、可追溯性。證據(jù)的一個重要屬性是真實性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時，要記下有關儀器、設備的編碼/編號。

3、要適度簡明扼要。

實際審核經(jīng)驗告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調(diào)查。如何做到適度簡明扼要，通過一個例子進行說明。

審核某部門正處于所審復核階段的某工程項目是否按規(guī)定進行了設計和開發(fā)的評審、驗證（GB/T19001-2000標準7.3.4、7.3.5條）。檢查該項目的所有《設計文件審核記錄》，一審、所審在規(guī)定時間內(nèi)完成，《審核記錄》中有審核意見及復核，且內(nèi)容互為關聯(lián)呼應，相關責任人簽字完備，評審、驗證結(jié)論為滿足要求，即審核發(fā)現(xiàn)是合格的。

在這種情況下，記錄該項目的名稱和設計編號，各階段/環(huán)節(jié)《設計文件審核記錄》的編號，責任人及相應時間即可，不必詳細記錄《設計文件審核記錄》中的各種數(shù)據(jù)、意見;如該部門不能提供相應階段的《設計文件審核記錄》，則構(gòu)成不符合，審核記錄中要特別記錄該時間段;如該部門對此項目的評審、驗證未按公司相關規(guī)定要求進行，或《設計文件審核記錄》中有重要缺項、內(nèi)容/數(shù)據(jù)不一致、審核未通過卻放行等，也構(gòu)成不符合，應同時詳細記錄下相關事實、數(shù)據(jù)。

四、審核記錄的一些具體方法

在審核工作中，通常運用問、查、看的方式進行審核。對照不同方式，結(jié)合以往的審核經(jīng)歷，我大致總結(jié)、歸納出一些通用的記錄方法。

（一

通過詢問、交談方式進行審核的記錄方法：

1、

記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門（審核證據(jù)）;

2、

記錄回答問題的要點、主要內(nèi)容（審核證據(jù)）;

3、

記錄對回答問題、交談內(nèi)容的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。

例：問如何進行產(chǎn)品防護？相關職責及相應工作有哪些？

記錄：回答者XXX，市場部主任。產(chǎn)品防護一般分兩個階段，項目進行中的產(chǎn)品防護工作主要由各生產(chǎn)部門、項目組負責，要注意相關資料的保存、保密等。項目完成后的產(chǎn)品防護工作由市場部負責，主要是設計/咨詢文本的出版和分發(fā)，負責設計/咨詢文件的搬運、儲存、包裝等防護工作，并按規(guī)定完善交接手續(xù)，需郵寄的就作機要文件或特快專遞處理。符合公司《設計過程控制程序》、《各部門及各級各類人員職責》規(guī)定。

（二）

通過查閱方式進行審核的記錄方式：

1、記錄受審核人員姓名、職務和所屬部門（審核證據(jù)）;

2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據(jù)）;

3、記錄所抽查書面材料的數(shù)量;

4、記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。

例： 查公司2007年生產(chǎn)、服務提供工作開展、完成情況。

記錄：問市場部主任張XX，公司2007年《服務報告》共30份。抽查其中編號為GzcdcJL23 SCB07-03、08、09、015、012、020、021、026、030共9份《服務報告》記錄，其中SCB07-015， XXX部門XXX員工參加XXX建設單位XXX項目方案評審會，顧客XXX反饋意見為不滿意，市場部未能提供針對此份《服務報告》采取的原因分析及相應措施記錄。詳見不合格報告

（三）對產(chǎn)品進行審核的記錄：

1、記錄產(chǎn)品所處地點（審核證據(jù)）;

2、記錄產(chǎn)品特征標記（審核證據(jù)）;

3、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。

例：查05243S XX中醫(yī)院綜合大樓施工圖設計修改。

記錄：查05243S工程項目共有10次修改，其中2006.10.15.簽發(fā)的《設計修改通知單》 GzptiJL19 JZY-05243S-FJ05修改內(nèi)容為根據(jù)施工單位技術(shù)核定單所提內(nèi)容，對XX中醫(yī)院綜合大樓施工中問題，作如下處理，現(xiàn)場未能提供修改內(nèi)容中所提到的施工單位技術(shù)核定單。詳見不合格報告

（四）對過程進行審核的記錄方法：

1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務、資格（審核證據(jù)）;

2、記錄此過程工作/作業(yè)名稱（審核證據(jù)）;

3、記錄主要工作/作業(yè)內(nèi)容（審核證據(jù)）;

4、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。

例：查XXX部門工程勘察工作是否符合公司相關規(guī)定。

記錄：抽查06074Y 遵義電信萬福橋小區(qū)模塊局新建設備安裝工程，《工程勘察記錄》GzptiJL11 SBS-06074Y，勘察地點：遵義，起止時間：2007.3.20-3.24.，勘察人員：朱XX、趙XX?？辈焯峋V于3.18.經(jīng)部門負責人劉XX批準?？辈煊涗洝⒖辈靺R報方案結(jié)論于3.24.經(jīng)項目負責人朱XX、部門負責人劉XX批準通過。符合《勘察作業(yè)指導書》、《設計過程控制程序》、《崗位能力評定條件》規(guī)定。

總之，進行現(xiàn)場審核記錄時，審核員應根據(jù)具體環(huán)節(jié)和審核現(xiàn)場實際情況，靈活運用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。同時，做好現(xiàn)場審核記錄，提高現(xiàn)場審核質(zhì)量，與審核員自身的語言表達、溝通、文字書寫能力也有一定關系。但我認為其中關鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責任心，是否重視審核記錄。我相信，只要每一個審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據(jù)，使記錄真實可靠，提供符合要求的、可信的審核報告，圓滿完成每一次審核任務。

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