為了加強和規(guī)范企業(yè)照片檔案管理，建立和健全照片檔案管理制度，更好地開發(fā)利用照片檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，制定本規(guī)范。

1適用范圍

本規(guī)范規(guī)定了企業(yè)照片檔案的收集范圍、整理要求、保管利用、鑒定和銷毀等規(guī)定。

本規(guī)范適用于企業(yè)各級檔案館、檔案室的照片檔案盒管理。

2 規(guī)范性引用文件

GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范

DA/T 18檔案著錄規(guī)則

JGJ 25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

中華人民共和國檔案法實施辦法

中華人民共和國保守國家秘密法

中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法

3術(shù)語及定義

下列術(shù)語及定義適用于本規(guī)范。

3.1企業(yè)照片檔案

企業(yè)在各項活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。企業(yè)照片檔案一般由銀鹽底片(數(shù)碼照片)、照片和說明組成。

3.2數(shù)碼照片

數(shù)碼照片：用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

3.3芯頁

用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

4照片檔案的收集與歸檔

4.1收集歸檔范圍

4.1.1上級領(lǐng)導(dǎo)到本企業(yè)視察、調(diào)研、檢查、指導(dǎo)工作的照片。

4.1.2本企業(yè)主要職能活動形成的照片。

4.1.3本企業(yè)發(fā)生的重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害的照片。

4.1.4 其他具有保存價值的照片。

4.2歸檔要求

4.2.1對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本企業(yè)檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。

4.2.2對反映同一內(nèi)容的若干張紙質(zhì)照片或數(shù)碼照片，應(yīng)選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點的照片，以確保其原始性和真實性。

4.2.3底片、照片、說明應(yīng)齊全。

4.2.4底片與照片影像應(yīng)一致。

4.2.5對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片或掃描成數(shù)碼照片;對無照片的底片應(yīng)制作照片。

4.2.6數(shù)碼照片、照片、文字說明應(yīng)齊全。

4.2.7拍攝數(shù)碼照片像素應(yīng)在500萬以上，掃描數(shù)碼照片分辨率不低于600pi,單幅數(shù)字照片不小于3M ,文件格式應(yīng)為JPEG、TIFF或其他通用格式。

4.2.8數(shù)碼照片必須沖印紙質(zhì)照片附說明一同歸檔。

4.2.9數(shù)碼照片歸檔時，對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢查，載體是否有劃傷。

4.3歸檔時間

4.3.1對符合歸檔范圍的照片，在活動結(jié)束后，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，向檔案部門歸檔。不便及時歸檔的，可隨其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔。

4.3.2檔案管理部門應(yīng)隨時收集、征集零散的具有保存價值的歷史照片。

5照片檔案的整理

5.1整理原則

照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、便于保管、利用為原則。照片檔案的底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放, 數(shù)碼照片單獨整理和存放，沖印出的紙質(zhì)照片和說明一同整理和存放。

5.2保管期限

保管期限是按照片、底片、數(shù)碼照片的價值劃定年限，分為、長期、短期。一般與其他載體檔案保管期限一致。

5.3密級

密級是指照片、底片、數(shù)碼照片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》及各企業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.4底片的整理

5.4.1底片的編號

在全宗內(nèi)編號，其格式如下：全宗號—保管期限—底片標(biāo)識—張?zhí)枴?/p>

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始順序編號。

5.4.2底片存放

5.4.2.1底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號。底片袋用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的紙袋，對翻拍底片在底片袋左上方標(biāo)明“F”字樣。對拷貝底片在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

5.4.2.2大底片應(yīng)在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，注明底片號。

5.4.3底片入冊

5.4.3.1底片冊一般由297mm × 210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

5.4.3.2應(yīng)按底片號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑浴?/p>

5.4.3.3芯頁的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號。

5.4.3.4大底片應(yīng)與其他底片一同整理，單獨按照底片號順序排列。