1.桌椅、（現(xiàn)代會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)）、茶水
桌椅是基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。
會(huì)議上的茶水飲料準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是能讓每個(gè)人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。
如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。
會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語橫幅。
為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議氛圍，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。
混合型活動(dòng)策劃
兼?zhèn)淞艘陨蟽蓚€(gè)類型的特點(diǎn)，既做營銷又搞傳播，屬于“魚和熊掌兼得”型，如2002廣東通信節(jié)、中國酒業(yè)財(cái)富論壇、世界華文廣告論壇、創(chuàng)意冷餐會(huì)等。這些活動(dòng)往往以客戶下單參與定額廣告投放、讀者掏錢購買報(bào)紙(剪角)等為前提條件獲得參與活動(dòng)的資格，而活動(dòng)本身也將伴隨著聲勢(shì)浩大的品牌推廣行為。 在當(dāng)前媒介經(jīng)營市場競爭日益白熱化的形勢(shì)下，媒體將越來越多地扮演企業(yè)或準(zhǔn)企業(yè)角色，將越來越倚重營銷主導(dǎo)型和混合型活動(dòng)策劃，這個(gè)領(lǐng)域也將成為國內(nèi)各大媒體未來的戰(zhàn)場。
成功的企業(yè)離不開公關(guān)活動(dòng)。公關(guān)活動(dòng)是產(chǎn)品市場營銷活動(dòng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容 。公關(guān)活動(dòng)可以提升企業(yè)形象，擴(kuò)大企業(yè)知名度和產(chǎn)品知名度，促進(jìn)產(chǎn)品銷售，擠兌競爭對(duì)手，提高產(chǎn)品市場占有率。
不同的市場時(shí)期，公關(guān)活動(dòng)的目的和作用也不一樣。
市場啟動(dòng)初期，公關(guān)活動(dòng)的主要目的是縮短市場開發(fā)時(shí)間，盡快進(jìn)入成長期。
市場成長期，公關(guān)活動(dòng)主要是為了進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)品銷售，對(duì)市場發(fā)展推波助瀾。
市場成熟期和衰退期，公關(guān)活動(dòng)的主要目的是延長產(chǎn)品生命周期。