視頻會議系統(tǒng)利用高科技的設(shè)備終端進行遠程通信連接，從而達到雖遠隔萬里卻能非常近距離的進行會議溝通交流，其實視頻會議系統(tǒng)的好處可以體現(xiàn)在企業(yè)應(yīng)用視頻會議的多個方面，視頻會議系統(tǒng)的好處之一就是有效率，同一件事和以往的處理方式相比，使用視頻會議系統(tǒng)決策者得到信息的速度更快，能與更多相關(guān)人員交流，從而有更多參與者提供意見和建議。對于突發(fā)事件，也能進行更快速的處理，傳統(tǒng)的會議交流方式已經(jīng)不能滿足人們對信息的需求，視頻會議系統(tǒng)的好處是自然的交流方式，從講話人的形態(tài)、表情等來領(lǐng)會對方的意思，從而好的表達相應(yīng)的觀點，促進和諧交流。

影響畫面質(zhì)量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對人體將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內(nèi)有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產(chǎn)生有藍色投影和紅色陰影區(qū)域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應(yīng)避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶都應(yīng)用深色窗簾遮擋，并且應(yīng)選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果，避免使用熱光源。

學(xué)術(shù)報告廳型布局 的大屏幕位于正前方，各類人員按照對正常工作的重要程度不同，呈階梯狀排列位置，主要決策領(lǐng)導(dǎo)人員處于的大屏幕觀看位置，其余人員次之。席位和屏幕之間，放置發(fā)言臺，供講演者用。這種布局適用于領(lǐng)導(dǎo)人員、觀摩人員較多的場景。