如果要勝任文秘/辦公文員，需要具備以下的技能：日常處理大量文檔和表格，做數(shù)據(jù)統(tǒng)計和報表，制作會議或報告的PPT等，所以打字要快（40字/分鐘以上），常用辦公軟件（Word、Excel、PPT）操作要熟練。如果同時能用數(shù)據(jù)透視表、更多的函數(shù)來處理分析數(shù)據(jù)，編輯或制作PDF文檔等，就能讓你快人一步，輕松馳騁職場。

什么叫辦公軟件？

辦公自動化這個詞大家都很熟悉，其英文名為Office Automation，簡稱OA。80年代初，當國內電腦技術日漸普及的時候，辦公自動化幾乎就是電腦應用的代名詞，許多單位或個人購買電腦就是為了打印 文件，直到今天，這種觀點仍很流行，這從一個側面反映了辦公自動化在電腦應用領域的地位。

辦公自動化離不開辦公軟件，即俗話說的"打字軟件"或"排版軟件"，目前，在我國較較具代表性的辦公軟件有三個，它們是：微軟公司的Office、金山公司的WPS、IBM旗下Lotus公司的Smartsuite。

在Windows98附件一節(jié)，我們已經詳細介紹了寫字板的使用方法，您可以把它看作是Word的一個簡化版本，其中包含了常用的文字處理功能。對于一般的文字排版工作，寫字板已經完全夠用。

WPS（Word Process System），曾經作為國產文字處理系統(tǒng)，在電腦用戶的工作與學習中起了相當重要的作用。其版的WPS2000系統(tǒng)是一個運行在 Windows95&98簡體中文環(huán)境下的中文字處理軟件，是一套圖文表并茂、功能強大的圖文混排系統(tǒng)。

WPS2000不但改善了原有的文字編輯功能，而且還支持所見即所得(WYSIWYG)的文字處理方式。由于WPS2000是由中國人自己開發(fā) 的文字處理系統(tǒng)，因此，在許多方面，如文字輸入的習慣、制表、數(shù)學公式、化學公式、文字排版、打印輸出等方面，都更能適應中文處理的要求。

常用辦公軟件都有哪些？

微軟公司的Office97是目前流行的辦公套件，經過了一段時期的測試版，現(xiàn)在Office2000的正式版也即將推出，Office套件中包括Word，Excel，Powerpoint，Outlook，Access等部分，各部分介紹如下：

Word：字處理軟件

Excel：電子表格處理軟件

Outlook：桌面信息管理系統(tǒng)

Access：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

Powerpoint：文檔、工作簿和演示文稿等管理程序

這其中，Word和Excel為常用，我們在后面將作專門介紹。

Lotus公司的Smartsuite是另一個流行的辦公套件，特別在商用辦公領域更是備受青睞，它包括Word Pro，Lotus 1-2-3，F(xiàn)reelance，Organizer，Approach，ScreenCam等六個部分。各部分功能如下：

Word Pro：文字處理軟件

Lotus 1-2-3：電子表格處理軟件

Freelance：簡報制作程序

Organizer：電子效率手冊

Approach：數(shù)據(jù)庫處理程序

ScreenCam：屏幕記錄器

小提示：就國內電腦用戶來講，目前用的多的辦公軟件當屬Office套件中的Word、Excel，以及金山的WPS。后面我們就來詳細介紹這幾個軟件的使用方法。