人事檔案管理制度
一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內容不向無關人員談論,泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;
四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;
六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進入檔案室.
二,每學年結束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.
三,每學年的人事檔案,無酸紙檔案盒,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴禁在檔案室內吸煙.
一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.
6,無落日期的文件要標注日期
此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年.
8,臨時機構(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關國家建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機關制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統(tǒng)計報表;機構演變,機關領導人任免等文件材料.
(2) 同本機關產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本機關所作的決定,批復,報告和調查研究材料.
(3) 本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等).
(2) 直屬上級機關下發(fā)的屬于機關主管業(yè)務或非直屬上級機關頒發(fā)的針對本機關主管業(yè)務,并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機關報送的年度工作總結,報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機關一般事務性的文件材料.
(2) 上級機關和同級機關頒發(fā)的非主管機關業(yè)務但需要參照執(zhí)行的文件材料.
(3) 下級機關報送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機關轉發(fā)上級的業(yè)務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
在用的檔案盒一般都是使用無酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢，它可以使檔案文件長期保存也不會變質、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對盒子里面的文件起到保護作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對不同的文件進行歸檔保管，使用效果較好。