檔案借閱制度

一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;

二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;

三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時(shí)間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);

四,查閱檔案單位和個(gè)人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責(zé)任;

五,閱檔時(shí),應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;

六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).

一,歸檔文件在進(jìn)行整理時(shí),首先必須明確幾種情況

下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:

①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價(jià)值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報(bào)表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報(bào)告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報(bào)請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.

3,文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

4,跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計(jì)劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

5,幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.

6,無落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

7,專門年度的分類方法

如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時(shí),對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計(jì)劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.

8,臨時(shí)機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時(shí)間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔.

9,保管期限的劃分

原則上參照國家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.

,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)(即50年以上)利用價(jià)值的定為保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報(bào)告,總結(jié),綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.

(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機(jī)關(guān)的重要文件,上級針對本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報(bào)告和調(diào)查研究材料.

(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料.

長期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動,在較長時(shí)間內(nèi)(即15—50年左右)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件,定為長期保管,它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).

(2) 直屬上級機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實(shí)行的一般性文件材料.

(3) 下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié),報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

短期,凡是在較短時(shí)間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.

(2) 上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.

(3) 下級機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性的文件材料.

10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.

(2) 應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.

(3) 一個(gè)問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.

(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.

檔案的保管是一個(gè)重要過程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識的人員專門對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。

我們先來看看哪些因素會影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^高會使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環(huán)境，對檔案的造成威脅。

空氣中的灰塵也會對檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會對對紙張的保存造成威脅。

企業(yè)在選購檔案盒的時(shí)候都很關(guān)心塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒的區(qū)別，經(jīng)常來電咨詢塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？價(jià)格怎樣？今日文具這次來為大家解答一下塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？

檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。檔案盒應(yīng)用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計(jì)檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實(shí)物檔案盒。牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。

牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進(jìn)口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時(shí)對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進(jìn)口牛皮紙檔案盒，采用的是進(jìn)口牛皮紙，由于進(jìn)口紙采用的純木漿制作，進(jìn)口紙檔案盒的紙質(zhì)更加堅(jiān)挺、而且有良好的韌性，同時(shí)對檔案保存也是比較好的。