立卷歸檔制度

一,學校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時歸檔,集中管理,便于利用;

二,學校全部檔案應視為一個整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;

三,學校各處室兼管檔案人員負責監(jiān)督檢查本處室應歸檔材料的收集和整理工作,確保學校檔案材料,完整,準確,系統(tǒng),并及時向檔案室辦理交接手續(xù);

四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進行指導,監(jiān)督和檢查,保證學校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;

五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎(chǔ)上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應檢索工具;

六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.

一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況

下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.

3,文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

4,跨年度形成的文件

機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都歸入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

5,幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

6,無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

7,專門年度的分類方法

如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.

8,臨時機構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.

9,保管期限的劃分

原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.

,凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:

(1) 本機關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,機關(guān)領(lǐng)導人任免等文件材料.

(2) 同本機關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關(guān)的重要文件,上級針對本機關(guān)所作的決定,批復,報告和調(diào)查研究材料.

(3) 本機關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.

長期,凡是反映本機關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:

(1) 本機關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).

(2) 直屬上級機關(guān)下發(fā)的屬于機關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料.

(3) 下級機關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:

(1) 本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.

(2) 上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非主管機關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.

(3) 下級機關(guān)報送的一般性的文件材料.

10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:

(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.

(2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.

(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.

(4) 本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.

文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：

（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；

（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行后的調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當；

（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；

（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數(shù)一般不超過50字為宜。標題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；

（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:

（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；

（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入無酸紙檔案盒

在用的檔案盒一般都是使用無酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢，它可以使檔案文件長期保存也不會變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對盒子里面的文件起到保護作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對不同的文件進行歸檔保管，使用效果較好。