紙質檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應與正文作為一件;原件與復印件或手抄件,應作為一件;轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;回復性文件在前,報請性文件在后;結論性材料在前,依據性材料在后;漢文本在前,少數民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準;正文與附件為一件,以正文為準;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;來文與復文為一件,以復文為準;多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件,需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.

1、認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.

2、對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).

3、對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.

4、編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

5、按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.

6、認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.

7、嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.

8、嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.

9、檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

10、檔案室人員平時應注意學習有關檔案業(yè)務知識,提高自身素質.

我公司擁有堅強的技術后盾，完善的質量管理體系，優(yōu)質的售后服務，高素質的員工隊伍，公司創(chuàng)建于1993年. 經過多年的努力.擁有的檔案盒生產設備.多套專業(yè)生產流水線.擁有三座檔案盒生產車間以檔案內容所反應的重要問題作為分類方法，將全宗內檔案分為若干類別的方式。這種分類方式能較好地堅持文件之間在內容方面的接洽，使性質雷同的文件比擬集中,避免或減少同類問題文件疏散的現象,并能比擬突出地反應一個立檔單位重要工作運動的面孔，便于按專題查找和應用檔案。但采取問題分類法應當穩(wěn)重，不應輕易打亂組織機構而先按問題分類。一般是在不可能或不適于按組織機構分類，或者每個機構內文件相當多而要再分屬類時才采取問題分類法。

依照問題分類首先要參照機關的職權范疇和基礎的工作義務，依據文件的實際狀態(tài)設類，不能依據一時的應用須要隨便設類，也不容許設虛類。類目系統(tǒng)要力求簡略明白，層次也不宜過多。類別概念與全宗、各類概念之間，必需遵守相應相稱、分類尺度同一性、子項互不相容的原則。類別概念的外延也不能與全宗名稱的外延等同，比如在某食糧局全宗內，不能設置食糧類。同一級各類之間不能彼此交*，如設人事類的同時，不能再設干部任免類。在一份或一組文件內容所屬類別伸縮性較大，或文件涉及幾個類目標情形下，應當按文件內容所反應的重要問題正確無誤地歸入相應問題的類別。為懂得決性、綜合性文件的歸類，通常應設綜合類，或稱總類。

檔案防范蟲霉的措施如下：

1、對檔案制成資料和保管資料的請求

2、檔案紙張資料應采取無酸紙。

3、館藏檔案在縮微、數字化進程中的蟲霉預防。

4、對蟲霉沾染源把持的請求

5、檔案存放在一個干凈的環(huán)境，保持檔案合適的溫濕度。

6、增強對檔案的蟲霉檢討。

7、檔案在包裝、寄存、運輸進程中要嚴厲把持害蟲、霉菌對檔案的沾染侵蝕。

8、檔案空庫在檔案入庫前應進行殺蟲處置。