今天的分享，著重在辦公室在開(kāi)展5S清理時(shí)，都有哪些小竅門(mén)可以參考。
1，文檔資料電子化
盡量使用并存儲(chǔ)電子化文檔是一個(gè)比較好的方法。當(dāng)然，有些文檔資料可能會(huì)有相關(guān)現(xiàn)有法規(guī)的要求，必須留存紙質(zhì)文檔，但是除此之外，大多數(shù)文檔我們都可以考慮使用并保存電子文檔。
我的工作的很大一部分，是為其他人提供培訓(xùn)和輔導(dǎo)，所以我自己會(huì)參與很多培訓(xùn)課程的培訓(xùn)師認(rèn)證，也會(huì)根據(jù)個(gè)人發(fā)展的需要，參加相關(guān)培訓(xùn)課程，同時(shí)還會(huì)根據(jù)受訓(xùn)方的需求，編制不同的培訓(xùn)材料。
有的培訓(xùn)講師不肯提供電子版的培訓(xùn)材料，只提供紙質(zhì)版。有的課程呢，則是紙質(zhì)版和電子版均會(huì)提供。在我進(jìn)行這方面的5S改善前，我的培訓(xùn)材料都是存放在一個(gè)專門(mén)的文件柜里，按照紙質(zhì)材料的大小厚薄進(jìn)行排列擺放。常用的、不常用的，都是混放在一起。時(shí)間久了，光是這些培訓(xùn)資料就占滿了整整一個(gè)文件柜。有一些我偶爾會(huì)拿出來(lái)翻看一下，大多數(shù)資料因?yàn)椴檎移饋?lái)也不是很方便，而且也不在手邊，所以查閱翻看的機(jī)會(huì)并不多。
在發(fā)現(xiàn)了這個(gè)改善機(jī)會(huì)之后，我開(kāi)始著手將所有的紙質(zhì)培訓(xùn)材料轉(zhuǎn)成電子化。能夠拿得到原始的電子文件的，我就盡量找人去問(wèn)。要不到的、甚至連當(dāng)時(shí)培訓(xùn)老師都找不到的，我就利用復(fù)印機(jī)對(duì)手頭的紙質(zhì)培訓(xùn)材料進(jìn)行掃描處理。有的材料是A0/A1尺寸的掛圖，我就通過(guò)拍照的方式留檔。
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，我留存的這些培訓(xùn)材料都轉(zhuǎn)成了電子文檔。同時(shí)我對(duì)這些文檔按照課題進(jìn)行了分類歸檔。
這樣一番改善后，不只是原來(lái)需要一整個(gè)文件柜的儲(chǔ)存空間被釋放出來(lái)，我發(fā)現(xiàn)我查閱這些文檔的次數(shù)比之前更頻繁了，因?yàn)檫@些文檔就在我電腦里，無(wú)論我身在辦公室，還是在出差中，只要有查閱的需求，我就直接找到相應(yīng)的文檔就好了。
2，打造共享空間
這里所指的共享空間，既是物理上的，也可以是虛擬的電子化空間。
我們之前舉例過(guò)，公司的培訓(xùn)資料很多人都在公共盤(pán)上存檔了一份。面對(duì)這種情況，比較好的解決方法，是制定一套公共盤(pán)的使用規(guī)則，并在此基礎(chǔ)上，開(kāi)展定期的檢查和清理，督促人員盡可能減少文件重復(fù)出現(xiàn)的情況。例如新員工入職培訓(xùn)所涉及的全部培訓(xùn)資料，我們就可以專門(mén)建立一個(gè)容易查找的路徑，或者就設(shè)置一個(gè)專用的工作臺(tái)，并將所有相關(guān)培訓(xùn)資料、記錄等存放于此路徑或者工作臺(tái)的電腦里。這樣大家要使用的話，就“按圖索驥”就好了，而不是人人在公共盤(pán)上存檔一份。
我們也需要思考，在辦公室里，如何建立物理上的共享空間。什么叫物理上的共享空間呢？上面提到的工作臺(tái)就是物理上存在的一個(gè)空間。再比如說(shuō)每個(gè)人偶爾都有可能會(huì)用到一些文具，例如大的打孔機(jī)、大規(guī)格的訂書(shū)機(jī)、塑封機(jī)等等，對(duì)于這種每個(gè)人使用頻率不高的辦公用品、器具，與其每個(gè)人各自備一個(gè)，不如在辦公室內(nèi)建立一個(gè)公共的共享區(qū)域，專門(mén)用來(lái)規(guī)劃放置這些物品。這就是共享空間的概念。
通過(guò)共享空間，減少了個(gè)人儲(chǔ)存保管物品的數(shù)量和需要。等于是將人人備一個(gè)小倉(cāng)庫(kù)，變成一個(gè)共享的工作站。
建立共享空間就是一個(gè)控制庫(kù)存的例子。我們需要在這方面認(rèn)真研究一下，如何將日常所需要使用到的物品降到。如何做到不需要的東西，就不要出現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)。需要的東西，如何區(qū)分使用頻率，并做好相對(duì)應(yīng)的庫(kù)存控制。
3，使用電子記事本
很多人喜歡使用記事本做記錄，開(kāi)會(huì)時(shí)帶著記事本，去現(xiàn)場(chǎng)帶著記事本。記事本上經(jīng)常書(shū)寫(xiě)得潦草不說(shuō)，日后真要想翻找相關(guān)記錄，一個(gè)是很有可能要費(fèi)一番功夫才能找到，二是找到了，還不一定能讀得懂。當(dāng)然還有可能是，記事本都找不到了。
對(duì)于我來(lái)說(shuō)，我發(fā)現(xiàn)使用電子記事本更有效。我可以在電子記事本上，根據(jù)課題、或者客戶、日期等分類建檔，這樣索引查找起來(lái)非常方便。第二呢，電子輸入的文檔也更容易閱讀。如果是走現(xiàn)場(chǎng)使用了紙張進(jìn)行了記錄、或者討論中手工畫(huà)過(guò)一些草圖什么的，一般我也會(huì)拍照附加在相應(yīng)的記事本文檔中，并做簡(jiǎn)要的歸納說(shuō)明，以便日后查看起來(lái)一是容易查找，二是也容易看得懂。
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