保密文件柜不同于常規(guī)的文件柜，因?yàn)樗鼈儚牟馁|(zhì)以及使用方法上都與常規(guī)文件柜有著很大的不同，因此在保養(yǎng)方法上也是有著很大的區(qū)別的，那么保密文件柜這款鋼制辦公家具應(yīng)該如何進(jìn)行保養(yǎng)與維護(hù)才是正確呢？1.保密文件柜是使用冷軋鋼板制造而成的，因此在使用保密文件柜的時(shí)候大家就需要注意不要將保密文件柜放置在潮濕的環(huán)境當(dāng)中，那樣可能導(dǎo)致保密文件柜生銹，其次就是在夏季時(shí)不要將保密文件柜長(zhǎng)期放置在強(qiáng)烈的陽光下，因?yàn)樘柕淖贤饩€長(zhǎng)期照射保密文件柜的柜體會(huì)使保密文件柜柜體表面的噴塑發(fā)生變色，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致噴塑老化甚至脫落，時(shí)間長(zhǎng)了還有可能導(dǎo)致柜體內(nèi)部電路與電子元件發(fā)生故障，從而導(dǎo)致保密文件柜損壞。

2.其次就是對(duì)保密文件柜的清潔維護(hù)，對(duì)保密文件柜的清潔維護(hù)控制在每周一次或每月兩次即可，因?yàn)轭l繁的清潔與維護(hù)不僅起不到保養(yǎng)保密文件柜的作用，甚至可能會(huì)損壞柜體表面的漆層。

檔案柜的規(guī)格分主要分為12門、24門以及36門這三種，不同規(guī)格要求對(duì)應(yīng)的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)也不同，其中12門規(guī)格對(duì)應(yīng)的參數(shù)高度為180厘米，寬度為80厘米，進(jìn)深要求是45厘米；24門的標(biāo)準(zhǔn)高度是180厘米，寬度要達(dá)到160厘米，進(jìn)深45厘米；36門的規(guī)格在高度上要達(dá)到240厘米。

檔案柜的使用技巧

檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時(shí)使用。 預(yù)歸檔管 文件管理 定義文件模板 結(jié)構(gòu)定義、錄入字段設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、網(wǎng)頁發(fā)布字 段設(shè)置、條形碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置。 1.文件登記 主要負(fù)責(zé)對(duì)收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過來的文件信 理 息進(jìn)行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。

2.批量上傳電子文件 在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行文件目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描。 掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置文件庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 文件報(bào)表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。

3.查詢借閱 文件檢索 對(duì)文件庫(kù)進(jìn)行跨類查詢。 文件查借閱登記 進(jìn)行借閱登記。 文件查借閱管理 對(duì)文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計(jì) 文件統(tǒng)計(jì) 對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 文件保管 文件銷毀 實(shí)現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。

4.文件丟失登記 實(shí)現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進(jìn)行文件的歸檔過程。 立卷選項(xiàng) 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設(shè)置檔案庫(kù)的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義、編 目字段的選擇、檔號(hào)規(guī)則設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、字段值設(shè)置、檔案庫(kù)關(guān)聯(lián)、網(wǎng)頁發(fā)布字段、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。

5.檔案庫(kù)管理 建立檔案的分類庫(kù)。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護(hù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行檔案目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描，6.掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置檔案庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 打印處理 報(bào)表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。 檔案專用 跨庫(kù)檢索 實(shí)檔案庫(kù)跨庫(kù)檢索。 跨類檢索 實(shí)檔案庫(kù)跨類檢索。

7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對(duì)各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫(kù)等異質(zhì)海量信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯(cuò)檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。

8.利用模板設(shè)置 借閱模板設(shè)置功能是檔案實(shí)體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護(hù)。 檔案利用登記 檔案借閱登記實(shí)現(xiàn)檔案利用者對(duì)檔案實(shí)體(紙質(zhì)檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實(shí)體外借申請(qǐng)，對(duì)借出的檔案進(jìn)行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔號(hào)、題名、借閱人、借出時(shí)間等信息。

檔案柜該程序首先是對(duì)各數(shù)控檔案資料柜實(shí)施有效控制：? 查詢顯示每臺(tái)數(shù)控柜狀態(tài)是否工作正常，如故障則顯示故障原因；查詢顯示每臺(tái)數(shù)控柜運(yùn)行狀態(tài)，所有數(shù)控柜載物擱板的當(dāng)前停層。?對(duì)每臺(tái)數(shù)控柜自動(dòng)控制面板實(shí)施鎖定和解鎖；?對(duì)每臺(tái)數(shù)控柜實(shí)施自動(dòng)開門、關(guān)門；? 控制每臺(tái)數(shù)控柜的載物箱式擱板運(yùn)行到指定位置。?B舉例介紹數(shù)控檔案資料柜集中控制的操作使用：? 如需調(diào)閱和整理檔案室資料，操作人員運(yùn)用該系統(tǒng)查詢到檔案資料所在柜號(hào)和層次，點(diǎn)擊后，所需檔案資料所在的數(shù)控檔案資料柜自動(dòng)門自行開啟、檔案資料所在的載物箱式擱板自動(dòng)運(yùn)行至工作臺(tái)前。? 檔案柜如需批量辦理檔案資料的存取，操作人員只需對(duì)所需檔案資料的位置進(jìn)行逐一查詢并點(diǎn)擊，檔案資料所在數(shù)控柜自動(dòng)門按點(diǎn)擊的先后順序開啟，? 檔案柜檔案資料所在數(shù)控柜的載物箱式擱板，先自動(dòng)運(yùn)行至工作臺(tái)前，操作人員在存放或取出所需資料后，在工作臺(tái)臺(tái)面控制面板上，按下運(yùn)行執(zhí)行鍵，待存、取的資料所在載物箱式擱板按程序指令自動(dòng)運(yùn)行至工作臺(tái)前，以此方法完成批量資料的存取。? 工作完畢退出該系統(tǒng)程序，所有開啟的數(shù)控檔案柜自動(dòng)門均自動(dòng)關(guān)閉。