檔案柜的使用技巧

檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時(shí)使用。 預(yù)歸檔管 文件管理 定義文件模板 結(jié)構(gòu)定義、錄入字段設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、網(wǎng)頁發(fā)布字 段設(shè)置、條形碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置。 1.文件登記 主要負(fù)責(zé)對(duì)收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過來的文件信 理 息進(jìn)行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。

2.批量上傳電子文件 在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行文件目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描。 掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 文件報(bào)表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。

3.查詢借閱 文件檢索 對(duì)文件庫進(jìn)行跨類查詢。 文件查借閱登記 進(jìn)行借閱登記。 文件查借閱管理 對(duì)文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計(jì) 文件統(tǒng)計(jì) 對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 文件保管 文件銷毀 實(shí)現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。

4.文件丟失登記 實(shí)現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進(jìn)行文件的歸檔過程。 立卷選項(xiàng) 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設(shè)置檔案庫的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義、編 目字段的選擇、檔號(hào)規(guī)則設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、字段值設(shè)置、檔案庫關(guān)聯(lián)、網(wǎng)頁發(fā)布字段、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。

5.檔案庫管理 建立檔案的分類庫。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護(hù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行檔案目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描，6.掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 打印處理 報(bào)表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。 檔案專用 跨庫檢索 實(shí)檔案庫跨庫檢索。 跨類檢索 實(shí)檔案庫跨類檢索。

7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對(duì)各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫等異質(zhì)海量信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯(cuò)檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。

8.利用模板設(shè)置 借閱模板設(shè)置功能是檔案實(shí)體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護(hù)。 檔案利用登記 檔案借閱登記實(shí)現(xiàn)檔案利用者對(duì)檔案實(shí)體(紙質(zhì)檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實(shí)體外借申請(qǐng)，對(duì)借出的檔案進(jìn)行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔號(hào)、題名、借閱人、借出時(shí)間等信息。

檔案柜：屬辦公家具系列。也就是可以用來保留檔案材料的柜子；這個(gè)也是比擬傳統(tǒng)的保留檔案的裝具，平日是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木料或金屬制成，有的還做成組合式，離開為箱，疊放成柜。檔案柜的布局特色：檔案柜架體為雙柱式布局，每層可由兩塊或一整塊擱板構(gòu)成，路軌采納冷拉方鋼和熱軋鋼構(gòu)成，檔案柜層間距可調(diào)，檔案柜搖柄有圓盤式和搖把勢(shì)兩種，可隨意率性抉擇?？筛某呻妱?dòng)、電腦節(jié)制多功能檔案柜。 檔案柜本身特色：1、儲(chǔ)存量大：采納吊掛多層反轉(zhuǎn)展轉(zhuǎn)擱板，大大增加了有用庫容量。以格蕾特主動(dòng)選層柜為例，配12層擱板，每層載3厘米厚度的材料46卷，總庫容量552卷。 2、主動(dòng)：采納電腦聯(lián)網(wǎng)主動(dòng)節(jié)制，完成主動(dòng)捷徑選層。應(yīng)用該設(shè)備管理文檔材料和物品，能大幅度的加重工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

智能檔案柜是存放檔案的一種智能型柜子，智能型檔案柜是由：軟件和硬件兩部分組成。可以實(shí)現(xiàn)從檔案的生產(chǎn)，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷毀等環(huán)節(jié)的一個(gè)閉環(huán)管理，同時(shí)這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理。智能檔案柜種類和優(yōu)點(diǎn) 智能檔案柜可以實(shí)現(xiàn)的功能使檔案管理更加輕松，快捷，大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。完成了檔案庫房升級(jí)改造、標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)。實(shí)現(xiàn)了一體化檔案室管理。

檔案柜文件柜工作原理：聯(lián)合升降集裝箱是在垂直升降集裝箱的基礎(chǔ)上，結(jié)合自動(dòng)化三維倉庫結(jié)構(gòu)開發(fā)的。該設(shè)備以托盤為存儲(chǔ)單元，通過幾個(gè)垂直升降集裝箱單元之間的運(yùn)動(dòng)，將托盤運(yùn)輸?shù)酱鎯?chǔ)位置或進(jìn)料口。該設(shè)備利用空間增加庫存面積，運(yùn)行速度快，噪音低。該設(shè)備通過自動(dòng)測(cè)量高光幕，可以有效檢測(cè)不同材料的高度，合理安排存儲(chǔ)位置。檔案柜機(jī)柜的聯(lián)合設(shè)計(jì)使短距離存儲(chǔ)更加靈活，可以大大提高空間利用率。

1.自動(dòng)控制層選擇：數(shù)控柜自動(dòng)控制系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備選擇所需的貨架層。電動(dòng)控制層選擇：數(shù)控柜自動(dòng)控制系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備故障，可采用電動(dòng)層選擇。

2.故障自動(dòng)測(cè)報(bào)：數(shù)控柜自動(dòng)控制系統(tǒng)自動(dòng)測(cè)報(bào)設(shè)備故障。緊急手動(dòng)操作：設(shè)備停電時(shí)可手動(dòng)操作。

3.自動(dòng)捷徑層選擇：數(shù)控柜自動(dòng)控制系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備所需貨物貨架的捷徑層選擇。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)控制：計(jì)算機(jī)與層選擇庫網(wǎng)絡(luò)，控制數(shù)控柜自動(dòng)啟動(dòng)。層選擇。

4.檔案柜光電保護(hù):自動(dòng)控制系統(tǒng)對(duì)操作人員和設(shè)備具有保護(hù)功能。電動(dòng)自動(dòng)開門:柜門可以手動(dòng)、電動(dòng)、自動(dòng)開啟。

5.數(shù)據(jù)庫條形碼管理檔案；倉庫檔案自動(dòng)盤點(diǎn)；噴塑:數(shù)控柜封板采用乳白色靜電噴塑；柜面經(jīng)除油、除銹、磷化等工序預(yù)處理后，表面噴塑采用環(huán)保原料和先進(jìn)的靜電噴涂工藝生產(chǎn)，光滑、光滑、牢固、光滑、不變色。烤漆表面光滑、光滑、牢固、光滑。自控層選擇定位準(zhǔn)確，運(yùn)行穩(wěn)定。