保函，又稱保證書，是指銀行、保險公司、擔保公司或擔保人應申請人的請求，向受益人開立的一種書面信用擔保憑證，保證在申請人未能按雙方協(xié)議履行其責任或義務時，由擔保人代其履行一定金額、一定時限范圍內的某種支付或經濟賠償責任?，F(xiàn)階段常用的保函為：投標保函、履約保函、支付保函、預付款保函。

銀行保函是由銀行開立的承擔付款責任的一種擔保憑證，銀行根據保函的規(guī)定承擔付款責任。銀行保函大多屬于“見索即付”(無條件保函)，是不可撤銷的文件。銀行保函的當事人有委托人(要求銀行開立保證書的一方)、受益人(收到保證書并憑此向 銀行索償?shù)囊环?、擔保人(保函的開立人)。

其主要內容根據國際商會第458號出版物《UGD458》規(guī)定：

⑴有關當事人(名稱與地址)。

⑵開立保函的依據。

⑶擔保金額和金額遞減條款。

⑷要求付款的條件。

國際商會于1992年出版了《見索即付保函統(tǒng)一規(guī)則》，其中規(guī)定，索償時，受益人只需提供書面請求和保函中所規(guī)定的單據，擔保人付款的依據是單據，而不能是某一事實。擔保人與保函所可能依據的合約無關，也不受其約束。

以上規(guī)定表明，擔保人所承擔的責任是性的、直接的付款責任。

一般情況下，辦理銀行保函有以下步驟:

一、經辦人應與業(yè)務部門加強溝通，隨時掌握企業(yè)投標、中標、合同談判、簽約及合同執(zhí)行每一個環(huán)節(jié)的情況，熟悉標書及合同中有關銀行保函的條款，弄清銀行保函的具體要求，必備的擔保內容及保函開具及送達后，受理人或受益人應確認的文件。

二、選擇保函的開具銀行。 經辦人要按標書或合同中規(guī)定的要求在招標人(業(yè)主)可接受的當?shù)劂y行或者選擇在我國的銀行抑或其他國際性銀行開具保函。選擇保函的開具銀行時，要符合標書或合同中規(guī)定的銀行信譽、支付方式的要求。

如果合同中規(guī)定業(yè)主可用兩種貨幣向承包人結算。那么，在選擇擔保行時，承包人應注意所選的擔保行是否可用二種相應的貨幣開具保函。另外，經辦人還應與所選定的擔保行商定保函手續(xù)費的取費標準、付款方式、保函所需押金(付款準備金)的存入、抵押形式及數(shù)量、幣種。

三、正式書面委托銀行開具保函時，經辦人須送上有關標書或合同文件，并存入必要數(shù)量的保證金或辦理好有關抵押手續(xù)，由擔保行根據標書或合同中有關條款正式開具保函。

四、開具保函后，投標人或承包人應及時向招標人、業(yè)主送達或通過當?shù)劂y行代交保函。 保函的遞交方式，主要有招標人或承包人親自遞交、郵寄、銀行傳遞等。有的合同規(guī)定，招標人或業(yè)主為保護自身利益，只接受當?shù)劂y行開出的保函。

如果委托人與當?shù)劂y行沒有業(yè)務往來關系，又無資金存入當?shù)劂y行時，則可以先在我國或第三國的銀行開具保函到當?shù)劂y行，再由當?shù)劂y行向招標人或業(yè)主簽發(fā)保函。應注意的是，不管用何種方式遞交銀行保函，都應該要求招標人或業(yè)主等在收到保函后，出具收到保函的證明文件。

五、在保函有效期內，經辦人要密切與擔保銀行的聯(lián)系，隨時向擔保銀行提供足以證明合同義務履行的文件、資料，要求逐步減少擔保金額或注銷擔保金額。

如有的合同是一次性履行合同義務，當一次性的合同義務履行完畢后，經辦人應盡快將有關文件送給擔保銀行，并聲明拒絕招標人的任何索賠，必要時還可要求擔保銀行通知招標人或業(yè)主。

如有的合同是多次履行合同義務的，則每履行完其中一項義務后，經辦人就應當向銀行提供一次文件(提單、發(fā)票、完工證書、驗收證明等)，并要求遞減擔保金額，以拒絕招標人對這一項義務的索賠。企業(yè)的業(yè)務部門和財務部門應密切配合共同完成這項工作，以防止或減少對外經濟合同中產生的不必要糾紛和不應當承擔的賠償。