規(guī)范制作單據(jù)：按照信用證的要求，準(zhǔn)確、完整、及時地制作各種單據(jù)，做到 “單單一致，單證一致”。單據(jù)的內(nèi)容應(yīng)與信用證條款、貨物實際情況以及相關(guān)國際慣例相符，避免出現(xiàn)拼寫錯誤、數(shù)據(jù)不一致、簽章不全等問題。制作完成后，要仔細(xì)審核單據(jù)，確保無誤后再提交給銀行。
及時交單索匯：在貨物出運后，應(yīng)在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)，盡快將全套單據(jù)提交給指定銀行進行議付或托收。同時，要關(guān)注銀行的處理進度，及時與銀行溝通，確保順利收匯。
完成制單后系統(tǒng)復(fù)核：所有單據(jù)制作完成后，進行系統(tǒng)的復(fù)核。首先進行縱向?qū)徍?，即每份單?jù)自身內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性審核，如發(fā)票的抬頭、簽字蓋章，提單的背書等是否正確完備。然后進行橫向?qū)徍?，將各單?jù)之間相互關(guān)聯(lián)的內(nèi)容進行比對，如發(fā)票、裝箱單和提單上的貨物數(shù)量、毛重、凈重等信息要一致，匯票金額與發(fā)票金額要一致等。
與貨代及相關(guān)部門溝通：在貨物出運過程中，及時與貨代、船公司等相關(guān)部門溝通，確保運輸單據(jù)的及時獲取和準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中有任何可能影響單據(jù)的情況，如貨物延遲裝運、更改目的港等，要及時通知相關(guān)方并協(xié)調(diào)解決。