分類
按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。
按機(jī)構(gòu)分類：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。
按問題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問題進(jìn)行分類，能集中反映某一特定問題的相關(guān)檔案。
按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。
實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問題等組合方式。
檔案整理是一項(xiàng)細(xì)致且重要的工作，以下是一些注意事項(xiàng)：
保持檔案的原始狀態(tài)：在整理過程中，應(yīng)盡可能保持檔案的原始形成狀態(tài)和歷史聯(lián)系，不隨意更改檔案的內(nèi)容和順序，確保檔案的真實(shí)性和完整性。
分類準(zhǔn)確：依據(jù)預(yù)先制定的分類方案，按照檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類。分類時(shí)要嚴(yán)格遵循分類標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)分類錯(cuò)誤或交叉混亂的情況，確保同一類別的檔案具有共同的屬性和特征。
編號(hào)規(guī)范：檔號(hào)的編制要遵循一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，具有性和穩(wěn)定性。編號(hào)應(yīng)簡潔明了，易于識(shí)別和記憶，同時(shí)要確保編號(hào)在檔案管理系統(tǒng)中能夠準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)相應(yīng)的檔案實(shí)體，方便檔案的檢索和利用。
保護(hù)檔案實(shí)體：在整理過程中，要注意保護(hù)檔案的紙張、字跡、圖像等不受損壞。避免檔案受到潮濕、灰塵、蟲害、火災(zāi)等自然因素的影響，同時(shí)要輕拿輕放，防止人為的撕裂、污損等情況發(fā)生。對(duì)于破損或老化的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)處理。
尊重檔案的機(jī)密性：對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，采取相應(yīng)的保密措施。在整理過程中，確保檔案不被無關(guān)人員查閱或泄露，檔案的保管和利用也要按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。
數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確：將檔案信息錄入電子目錄或檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。仔細(xì)核對(duì)每一項(xiàng)信息，避免出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或遺漏，確保電子目錄與檔案實(shí)體信息一致，以便于地檢索和管理檔案。
做好標(biāo)識(shí)和標(biāo)注：在檔案盒、文件夾及檔案本身等位置，要清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注檔號(hào)、題名、年度等關(guān)鍵信息。標(biāo)注應(yīng)使用規(guī)范的字體和顏色，確保字跡清晰、持久，便于快速查找和識(shí)別檔案。
定期復(fù)查：檔案整理完成后，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)查，檢查檔案的分類、編號(hào)、裝訂等是否符合要求，檔案實(shí)體是否有損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和處理，以保證檔案整理工作的質(zhì)量和檔案的管理。
遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范：檔案整理工作要遵循國家和行業(yè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)都做出了明確規(guī)定，是確保檔案整理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要依據(jù)。
建立索引和目錄：為了方便檔案的查詢和利用，應(yīng)建立完善的索引和目錄體系。索引和目錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序，能夠幫助使用者快速定位所需檔案。同時(shí)，要根據(jù)檔案的新增、變動(dòng)情況及時(shí)更新索引和目錄。
分析檔案內(nèi)容
瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。
提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營銷活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營銷相關(guān)的主題。
結(jié)合實(shí)際使用需求
滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會(huì)以何種方式查找和使用檔案。例如，對(duì)于企業(yè)的檔案，財(cái)務(wù)人員可能需要按財(cái)務(wù)科目分類查找財(cái)務(wù)報(bào)表，銷售人員可能更關(guān)注按客戶或產(chǎn)品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。
便于檢索和查詢：分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉?jí)分類的方式，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個(gè)類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢檔案。