分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時間上的連續(xù)性。

按機構(gòu)分類：按照檔案形成的機構(gòu)或部門進行分類，便于查找和利用與特定機構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問題進行分類，能集中反映某一特定問題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機構(gòu)、年度 - 問題等組合方式。

編號

檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應(yīng)包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。

編號標(biāo)識：在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號，可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。

后續(xù)工作

庫房管理：將整理好的檔案按照分類和編號順序存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立庫房檔案存放示意圖，方便查找和管理。

定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行處理。

動態(tài)管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規(guī)則及時將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時效性。

考慮檔案形成背景和目的

了解形成主體：明確檔案是由哪個組織、部門或個人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會有不同的工作重點和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會側(cè)重于生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等方面。

分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過程、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項目經(jīng)驗而形成的檔案，可能會以項目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。