分類
按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。
按機(jī)構(gòu)分類：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。
按問(wèn)題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。
按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。
實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。
檔案整理的基本編目通常包括以下內(nèi)容：
序號(hào)：按照檔案排列順序，為每份檔案或每組檔案賦予一個(gè)的編號(hào)，用于標(biāo)識(shí)和統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量，方便檢索和查閱。
檔號(hào)：是檔案的標(biāo)識(shí)代碼，由分類號(hào)、年度、案卷號(hào)等組成。檔號(hào)應(yīng)遵循一定的編制規(guī)則，能夠準(zhǔn)確反映檔案的分類和排列位置，例如 “ZJ - 2023 - 005”，其中 “ZJ” 表示基建檔案，“2023” 代表年度，“005” 是案卷號(hào)。
題名：即檔案的標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容。如果檔案本身沒(méi)有題名或題名不規(guī)范，需要根據(jù)檔案內(nèi)容重新擬寫題名，例如 “關(guān)于召開公司年度總結(jié)大會(huì)的通知”。
日期：指檔案形成的時(shí)間，一般到年、月、日。對(duì)于一些特殊情況，如跨年度形成的檔案，可注明起止時(shí)間；無(wú)法確定具體日期的，可注明大致時(shí)間段。
責(zé)任者：是指對(duì)檔案內(nèi)容的形成負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人，如發(fā)文機(jī)關(guān)、起草人、簽署人等。多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)按照重要程度或時(shí)間順序依次列出，中間用逗號(hào)隔開。
頁(yè)數(shù)：統(tǒng)計(jì)每份檔案的有效頁(yè)數(shù)，包括正頁(yè)和副頁(yè)。對(duì)于圖紙、圖表等特殊形式的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況注明幅面大小或張數(shù)。
備注：用于記錄檔案的一些特殊情況或需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如檔案的密級(jí)、是否有附件、檔案的破損情況等。
通過(guò)以上基本編目?jī)?nèi)容，可以、準(zhǔn)確地記錄檔案的基本信息，為檔案的管理、檢索和利用提供便利。
考慮檔案形成背景和目的
了解形成主體：明確檔案是由哪個(gè)組織、部門或個(gè)人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會(huì)有不同的工作重點(diǎn)和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會(huì)圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會(huì)側(cè)重于生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等方面。
分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過(guò)程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案，可能會(huì)以項(xiàng)目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。
參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：許多行業(yè)和領(lǐng)域都有關(guān)于檔案分類的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等對(duì)不同類型檔案的分類都有相應(yīng)的規(guī)定。
專業(yè)分類體系：對(duì)于一些特定的專業(yè)領(lǐng)域，如醫(yī)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關(guān)專業(yè)檔案時(shí)，可以借鑒這些專業(yè)分類體系，使檔案的分類更加科學(xué)、準(zhǔn)確，便于專業(yè)人員的利用和研究。