分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

排列

按時(shí)間順序排列：對(duì)于同一類檔案，按照其形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過(guò)程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號(hào)排列：按照文件的發(fā)文字號(hào)順序排列，適用于有明確文號(hào)的檔案，方便通過(guò)文號(hào)快速查找檔案。

全宗原則：全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體。檔案整理要維護(hù)全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，反映一個(gè)特定主體的活動(dòng)全貌。比如，某企業(yè)的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗，其各個(gè)部門、各個(gè)時(shí)期形成的檔案都應(yīng)歸屬于這個(gè)全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

考慮檔案形成背景和目的

了解形成主體：明確檔案是由哪個(gè)組織、部門或個(gè)人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會(huì)有不同的工作重點(diǎn)和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會(huì)圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會(huì)側(cè)重于生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等方面。

分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過(guò)程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案，可能會(huì)以項(xiàng)目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。