編號

檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。

編號標識：在檔案盒或檔案上清晰地標注檔號，可使用標簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。

全宗原則：全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。檔案整理要維護全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內在聯(lián)系，反映一個特定主體的活動全貌。比如，某企業(yè)的檔案構成一個全宗，其各個部門、各個時期形成的檔案都應歸屬于這個全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應根據檔案的載體類型、數量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。