分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

編號(hào)

檔號(hào)編制：給每個(gè)檔案或檔案盒編制的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包含分類號(hào)、年度、案卷號(hào)等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號(hào)。

編號(hào)標(biāo)識(shí)：在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號(hào)，可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上，確保編號(hào)醒目、易于識(shí)別。

后續(xù)工作

庫(kù)房管理：將整理好的檔案按照分類和編號(hào)順序存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并建立庫(kù)房檔案存放示意圖，方便查找和管理。

定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施進(jìn)行處理。

動(dòng)態(tài)管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規(guī)則及時(shí)將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時(shí)效性。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)的主題。