分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

數(shù)字化

掃描：利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子圖像，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的質(zhì)量和使用要求，選擇合適的分辨率和掃描格式。

圖像處理：對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行處理，如調(diào)整亮度、對(duì)比度、去除噪點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。

索引建立：為數(shù)字化檔案建立索引，將電子圖像與檔案目錄信息關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)快速檢索。

后續(xù)工作

庫(kù)房管理：將整理好的檔案按照分類和編號(hào)順序存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并建立庫(kù)房檔案存放示意圖，方便查找和管理。

定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施進(jìn)行處理。

動(dòng)態(tài)管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規(guī)則及時(shí)將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時(shí)效性。

來(lái)源原則：強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來(lái)源進(jìn)行整理和分類。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來(lái)源的檔案應(yīng)分開(kāi)整理。這樣可以保持檔案在來(lái)源方面的獨(dú)立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，單獨(dú)進(jìn)行整理和分類。