檔案整理的基本編目通常包括以下內容：

序號：按照檔案排列順序，為每份檔案或每組檔案賦予一個的編號，用于標識和統(tǒng)計檔案數(shù)量，方便檢索和查閱。

檔號：是檔案的標識代碼，由分類號、年度、案卷號等組成。檔號應遵循一定的編制規(guī)則，能夠準確反映檔案的分類和排列位置，例如 “ZJ - 2023 - 005”，其中 “ZJ” 表示基建檔案，“2023” 代表年度，“005” 是案卷號。

題名：即檔案的標題，應準確概括檔案的主要內容。如果檔案本身沒有題名或題名不規(guī)范，需要根據(jù)檔案內容重新擬寫題名，例如 “關于召開公司年度總結大會的通知”。

日期：指檔案形成的時間，一般到年、月、日。對于一些特殊情況，如跨年度形成的檔案，可注明起止時間；無法確定具體日期的，可注明大致時間段。

責任者：是指對檔案內容的形成負有責任的單位或個人，如發(fā)文機關、起草人、簽署人等。多個責任者時，應按照重要程度或時間順序依次列出，中間用逗號隔開。

頁數(shù)：統(tǒng)計每份檔案的有效頁數(shù)，包括正頁和副頁。對于圖紙、圖表等特殊形式的檔案，可根據(jù)實際情況注明幅面大小或張數(shù)。

備注：用于記錄檔案的一些特殊情況或需要說明的事項，如檔案的密級、是否有附件、檔案的破損情況等。

通過以上基本編目內容，可以、準確地記錄檔案的基本信息，為檔案的管理、檢索和利用提供便利。

按內容主題分類

問題分類法：依據(jù)檔案所反映的主題內容進行分類，將同一問題或同一專題的檔案集中整理。例如，企業(yè)關于產品研發(fā)的檔案，可將涉及不同產品研發(fā)的市場調研、技術方案、實驗數(shù)據(jù)等歸為一類，便于集中查閱和研究相關問題。

事由分類法：按照檔案所涉及的具體事件或事務進行分類。如在處理法律糾紛時，將與該糾紛相關的合同、往來信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現(xiàn)事件的起因、經過和結果。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關的主題。

保持一致性和靈活性

一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標準的一致性，避免出現(xiàn)同一類檔案在不同部分采用不同分類標準的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。

靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據(jù)檔案的實際情況和特殊需求，適當調整和靈活運用分類標準。對于一些難以準確歸類的檔案，可以設置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現(xiàn)，確保分類體系的科學性和合理性。