保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案的載體類(lèi)型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時(shí)，整理后的檔案應(yīng)具有清晰的分類(lèi)和編號(hào)體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿(mǎn)足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類(lèi)規(guī)則排列，使利用者能夠通過(guò)檢索工具迅速找到所需檔案。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類(lèi)

系列文件分類(lèi)：對(duì)于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會(huì)議文件，可將會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等按會(huì)議的先后順序整理成一個(gè)系列，體現(xiàn)會(huì)議的完整過(guò)程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類(lèi)：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、解釋說(shuō)明、執(zhí)行情況報(bào)告等組合分類(lèi)，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：許多行業(yè)和領(lǐng)域都有關(guān)于檔案分類(lèi)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)提供了通用的分類(lèi)框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等對(duì)不同類(lèi)型檔案的分類(lèi)都有相應(yīng)的規(guī)定。

專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系：對(duì)于一些特定的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，如醫(yī)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等，有專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)體系和主題詞表。在整理相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案時(shí)，可以借鑒這些專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系，使檔案的分類(lèi)更加科學(xué)、準(zhǔn)確，便于專(zhuān)業(yè)人員的利用和研究。

結(jié)合實(shí)際使用需求

滿(mǎn)足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰(shuí)，他們通常會(huì)以何種方式查找和使用檔案。例如，對(duì)于企業(yè)的檔案，財(cái)務(wù)人員可能需要按財(cái)務(wù)科目分類(lèi)查找財(cái)務(wù)報(bào)表，銷(xiāo)售人員可能更關(guān)注按客戶(hù)或產(chǎn)品分類(lèi)的銷(xiāo)售記錄。因此，在確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要盡量滿(mǎn)足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢(xún)：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過(guò)關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉?jí)分類(lèi)的方式，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個(gè)類(lèi)別都有明確的定義和范圍，避免分類(lèi)過(guò)于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢(xún)檔案。