有機(jī)聯(lián)系原則：檔案之間存在著各種內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，包括時(shí)間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系、來(lái)源聯(lián)系等。在整理檔案時(shí)，要充分考慮和保持這些聯(lián)系。比如，按照年度順序整理檔案，可以體現(xiàn)檔案形成的時(shí)間脈絡(luò)；將同一問(wèn)題、同一項(xiàng)目或同一事件相關(guān)的檔案集中在一起，則體現(xiàn)了內(nèi)容上的聯(lián)系。通過(guò)保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，能夠更好地展現(xiàn)檔案所反映的歷史事實(shí)和活動(dòng)過(guò)程，提案的利用價(jià)值。

按時(shí)間順序整理

年度分類(lèi)法：將檔案按其形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，能清晰展現(xiàn)檔案形成的時(shí)間脈絡(luò)，體現(xiàn)不同年度工作的連續(xù)性和發(fā)展變化。例如，一個(gè)企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)報(bào)表、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同等檔案，按年度分類(lèi)后，可直觀了解企業(yè)在不同年份的經(jīng)營(yíng)狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展情況。

階段分類(lèi)法：對(duì)于一些大型項(xiàng)目或長(zhǎng)期工作，可以根據(jù)其進(jìn)展階段來(lái)整理檔案。比如，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可分為規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等階段，將各階段相關(guān)的文件、圖紙、報(bào)告等分別整理在一起，能完整呈現(xiàn)項(xiàng)目的全過(guò)程。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶(hù)調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)的主題。

參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：許多行業(yè)和領(lǐng)域都有關(guān)于檔案分類(lèi)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)提供了通用的分類(lèi)框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等對(duì)不同類(lèi)型檔案的分類(lèi)都有相應(yīng)的規(guī)定。

專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系：對(duì)于一些特定的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，如醫(yī)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等，有專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)體系和主題詞表。在整理相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案時(shí)，可以借鑒這些專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系，使檔案的分類(lèi)更加科學(xué)、準(zhǔn)確，便于專(zhuān)業(yè)人員的利用和研究。