前期準(zhǔn)備

確定整理范圍：明確需要整理的檔案類型、時間跨度和來源等，例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。

準(zhǔn)備工具和材料：如檔案盒、文件夾、裝訂機(jī)、裝訂線、標(biāo)簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。

制定整理方案：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和管理要求，制定詳細(xì)的整理方案，包括分類方法、編號規(guī)則、目錄格式等。

排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進(jìn)行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

保持一致性和靈活性

一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免出現(xiàn)同一類檔案在不同部分采用不同分類標(biāo)準(zhǔn)的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。

靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據(jù)檔案的實(shí)際情況和特殊需求，適當(dāng)調(diào)整和靈活運(yùn)用分類標(biāo)準(zhǔn)。對于一些難以準(zhǔn)確歸類的檔案，可以設(shè)置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現(xiàn)，確保分類體系的科學(xué)性和合理性。