排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

裝訂與裝盒

裝訂：對于紙張較小或零散的文件，可采用裝訂機裝訂或線裝的方式，使其成為一個整體，防止文件丟失。

裝盒：將裝訂好的檔案或單份檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔號、題名、年度等信息，便于存放和查找。

保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應根據(jù)檔案的載體類型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。

結合實際使用需求

滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業(yè)的檔案，財務人員可能需要按財務科目分類查找財務報表，銷售人員可能更關注按客戶或產(chǎn)品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標準時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢：分類標準應便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關鍵詞、主題詞等快速檢索到。可以采用多級分類的方式，將大的主題進一步細分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統(tǒng)或模糊，以便于準確地定位和查詢檔案。