檔案信息化在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。