檔案信息化的原則

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

2.檔案信息資源建設

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案(包括紙質檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等)的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。