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為加大機關(guān)檔案規(guī)范化管理，增強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理意識，更有效的積累、保護和利用檔案信息資源，更好的為國家和機關(guān)工作服務(wù)，建立和健全檔案規(guī)章制度，理順檔案工作機制，夯實檔案工作基礎(chǔ)，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續(xù)單位進行決策、開展相關(guān)業(yè)務(wù)提供重要依據(jù)。

如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價值呢，檔案數(shù)字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數(shù)字化加工是指利用掃描儀等設(shè)備對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實現(xiàn)檔案電子化的處理過程。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。