為加大機關檔案規(guī)范化管理，增強檔案工作標準化管理意識，更有效的積累、保護和利用檔案信息資源，更好的為國家和機關工作服務，建立和健全檔案規(guī)章制度，理順檔案工作機制，夯實檔案工作基礎，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續(xù)單位進行決策、開展相關業(yè)務提供重要依據(jù)。

實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。

2.檔案信息資源建設

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案(包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等)的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。