檔案，作為社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值歷史記錄，是機(jī)關(guān)單位履行職能、開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要產(chǎn)物。這些記錄，經(jīng)過(guò)收集與規(guī)范，方能轉(zhuǎn)化為真正意義上的檔案。那么，對(duì)于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？

在信息爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式是否還能滿(mǎn)足我們的需求？紙質(zhì)檔案易受損、檢索效率低、占用空間大等問(wèn)題是否讓您感到困擾？隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化加工整理應(yīng)運(yùn)而生，為檔案管理帶來(lái)了革命性的變革。

檔案數(shù)字化加工整理的流程大致包括以下幾個(gè)步驟：

1.檔案整理與分類(lèi)：按照相關(guān)歸檔范圍和分類(lèi)表，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和分類(lèi)，并根據(jù)文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系排列文件先后順序。

2.目錄著錄與掃描：根據(jù)整理需求，編制歸檔文件目錄，并使用掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將圖像信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)。

3.圖像處理與數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行增強(qiáng)、去噪、糾偏等處理，確保圖像的清晰度和可讀性。同時(shí)，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保信息的準(zhǔn)確性。

4.數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)：將處理后的圖像文件與目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)信息庫(kù)中，并備份保存。同時(shí)，建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。

檔案數(shù)字化是什么意思？

在我國(guó)，早給“檔案數(shù)字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是：檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。

檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容能夠：一個(gè)是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化；另一個(gè)是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。

前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶(hù)。

此后，也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對(duì)于檔案數(shù)字化的表述，大致可以概括為2點(diǎn)。檔案數(shù)字化與計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。