檔案，作為社會活動中直接形成的有價值歷史記錄，是機關單位履行職能、開展業(yè)務活動的重要產物。這些記錄，經過收集與規(guī)范，方能轉化為真正意義上的檔案。那么，對于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？

作為機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策，更體現了文書檔案的獨特價值和研究意義。

在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。

如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價值呢，檔案數字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數字化加工是指利用掃描儀等設備對傳統(tǒng)紙質檔案經過檔案整理、檔案掃描、數據處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實現檔案電子化的處理過程。