在工作中，團(tuán)隊(duì)合作是必不可少的。很多時(shí)候，決策依賴于不同人的專業(yè)知識(shí)，需要討論決定。

會(huì)議是把不同的人組織起來(lái)討論的途徑之一，但如果會(huì)議缺乏目標(biāo)和掌控力，就會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。

因此，要組織一場(chǎng)有效的會(huì)議，懂得如何計(jì)劃、準(zhǔn)備和主持非常重要。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

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收集與會(huì)人員的意見(jiàn)。一旦你知道了自己要主持一場(chǎng)會(huì)議，首先要做的就是花點(diǎn)時(shí)間跟與會(huì)人員交流（特別是重要的與會(huì)人員）。了解他們有無(wú)特別要探討的內(nèi)容，若有，記錄下來(lái)，寫(xiě)議程的時(shí)候用得到。

詢問(wèn)與會(huì)人員想要探討的內(nèi)容，不僅有利于你撰寫(xiě)議程，還有利于讓與會(huì)人員在會(huì)議開(kāi)始前就加入到會(huì)議的組織中來(lái)。因?yàn)樗麄冎雷约宏P(guān)心的內(nèi)容會(huì)在會(huì)上探討，自然會(huì)多花心思。

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寫(xiě)會(huì)議議程，并在會(huì)前分發(fā)給與會(huì)人員。議程不僅可以幫助主持人掌控好時(shí)間，還可以幫助與會(huì)人員了解會(huì)議的詳細(xì)信息，例如開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等。更重要的是，議程上會(huì)列明議題，與會(huì)人員可以事先做好必要的準(zhǔn)備。在開(kāi)會(huì)前，把議程發(fā)給每一位與會(huì)人員，如果是非常重要的會(huì)議，議程更要提早幾天發(fā)。

議程中必須列明每項(xiàng)議題的討論時(shí)間?？赡茉谟懻摰倪^(guò)程中，有些議題需要更長(zhǎng)的時(shí)間，有些需要的時(shí)間少些，到時(shí)可以做相應(yīng)的調(diào)整。但至少做一個(gè)粗略的議程計(jì)劃表，可以幫助你的會(huì)議不跑題。

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收集議題相關(guān)信息及以往的會(huì)議資料。與會(huì)人員不一定都了解議題內(nèi)容，有些可能沒(méi)參加過(guò)以往相關(guān)的會(huì)議，即使參加過(guò)的人也可能不記得討論內(nèi)容了。因此，作為會(huì)議主持人，你先了解下以往會(huì)議的相關(guān)信息，讓與會(huì)人員回憶起曾經(jīng)討論過(guò)但沒(méi)有得出結(jié)論的議題，而這些議題需要在這場(chǎng)會(huì)議上繼續(xù)探討。你可以從會(huì)議記錄員那里獲得以往會(huì)議的紀(jì)要。

會(huì)議紀(jì)要可能會(huì)給你提供很大的幫助。因?yàn)榧o(jì)要里面記錄了以往會(huì)議的議題，得出的重要結(jié)論，簡(jiǎn)要而明晰。你還可以整理出重要的會(huì)議紀(jì)要，在會(huì)議前將其與議程一起發(fā)送給與會(huì)人員。

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開(kāi)會(huì)前確保會(huì)場(chǎng)已準(zhǔn)備就緒。會(huì)議當(dāng)天，你要確保會(huì)場(chǎng)干凈、整潔，一切都已布置到位。此外，還要確保必要的設(shè)備能正常工作，如投影儀、電腦、展示屏等，不然會(huì)浪費(fèi)很多寶貴的會(huì)議時(shí)間。

如果你要使用PPT，你可以先行練習(xí)使用遙控器或鼠標(biāo)，讓自己熟悉這些設(shè)備。這樣就不會(huì)占用你討論重要議題的時(shí)間了。

二、主持會(huì)議

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宣布會(huì)議開(kāi)始。會(huì)議時(shí)間到后，若全體與會(huì)人員都已到位（至少重要的與會(huì)人員已到位），你就可以宣布會(huì)議開(kāi)始了。在開(kāi)始階段，你可以先簡(jiǎn)要介紹下自己及本次會(huì)議的目標(biāo)。接著，告知與會(huì)者每個(gè)議題的探討時(shí)間，及會(huì)議的結(jié)束時(shí)間，當(dāng)然，在時(shí)間操作過(guò)程中你可以適當(dāng)縮短或延長(zhǎng)，但這樣做可以更有效地讓會(huì)議按照計(jì)劃進(jìn)行。如果與會(huì)人員相互之間不認(rèn)識(shí)，你可以利用幾分鐘時(shí)間點(diǎn)個(gè)到，并介紹重要的與會(huì)者。

有些公司會(huì)議的開(kāi)場(chǎng)白和議程有固定的格式。例如，美國(guó)州縣和市政工人聯(lián)合會(huì)（AFSCME）使用的是羅伯特議事規(guī)則，通過(guò)敲小木槌開(kāi)始會(huì)議，對(duì)開(kāi)始議題和表決等都有詳細(xì)的規(guī)定。

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總結(jié)以往會(huì)議的重要內(nèi)容。會(huì)議的開(kāi)頭是一個(gè)較為冗長(zhǎng)的過(guò)程，但要集中與會(huì)人員的注意力，你可以從總結(jié)以往會(huì)議的重要結(jié)論開(kāi)始。因?yàn)椴灰欢ㄋ腥硕剂私鈺?huì)議內(nèi)容，通過(guò)介紹相關(guān)會(huì)議結(jié)論及其它信息，讓所有與會(huì)人員都了解他們來(lái)的目的，進(jìn)而促成一個(gè)有效的會(huì)議。

你也可以讓會(huì)議記錄員朗讀以往會(huì)議的紀(jì)要，而不一定要親力親為。這樣，反而會(huì)給人更加正式的感覺(jué)。

你還可以朗讀一些與以往會(huì)議相關(guān)的報(bào)道或新聞等。

不過(guò)，如果你已經(jīng)把以往會(huì)議的紀(jì)要連同議程一起發(fā)給了大家，那么不用朗讀也可以。

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邀請(qǐng)重要的與會(huì)人員分享的進(jìn)展。讓相關(guān)的與會(huì)人員匯報(bào)自上次會(huì)議后的任何進(jìn)展，例如碰到的新問(wèn)題、人員變化、工程進(jìn)展、決策調(diào)整等。還有自上次會(huì)議后采取的措施，有何效果，這些都是與會(huì)人員希望聽(tīng)到的內(nèi)容。

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繼續(xù)探討上次會(huì)議未完的事項(xiàng)。在開(kāi)始新議題之前，先完成上次議題未完的事項(xiàng)。擱得越久的問(wèn)題，與會(huì)人員越不愿意負(fù)責(zé)解決這些問(wèn)題。因此，在會(huì)議上將懸而未決的問(wèn)題交予指定人員負(fù)責(zé)。通常，未解決的事項(xiàng)在以往的紀(jì)要里都會(huì)用“未決定”或“有待進(jìn)一步探討”標(biāo)注。

根據(jù)不同的公司文化和規(guī)定，有些會(huì)有固定的決策程序。例如，有些要求過(guò)半數(shù)的與會(huì)人員同意才算通過(guò)，而有些則要求高層領(lǐng)導(dǎo)同意通過(guò)就可以了。

對(duì)于耗時(shí)長(zhǎng)的工程，兩次會(huì)議的間隔期可能沒(méi)有多大的進(jìn)展，沒(méi)有必要花時(shí)間探討此類話題。要探討的應(yīng)該是，需要馬上采取行動(dòng)的項(xiàng)目或工程。

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接下來(lái)，探討新問(wèn)題。這些新問(wèn)題應(yīng)該是近期，或者說(shuō)，上次會(huì)議之后，公司發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的。探討出切實(shí)可行并且具體的方案，要知道留下來(lái)越多“待解決”的難題，下次會(huì)議要討論的問(wèn)題也就越多。

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總結(jié)。探討過(guò)上次遺留的問(wèn)題和近出現(xiàn)的新問(wèn)題之后，你需要為此次會(huì)議做個(gè)總結(jié)?？偨Y(jié)要稍微具體些，包括所有達(dá)成的共識(shí)和決定，還有在下次開(kāi)會(huì)之前，與會(huì)人員需要做的工作。

這一步非常關(guān)鍵，因?yàn)檫@將是你結(jié)束本次會(huì)議之前，后一次向與會(huì)人員明確他們要做的工作。

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簡(jiǎn)要說(shuō)明下次會(huì)議的討論內(nèi)容。如果你已有具體的計(jì)劃，可以說(shuō)明下次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。這樣，可以讓會(huì)議之間更有連貫性，并且讓與會(huì)人員清楚他們有多少時(shí)間可以完成指定的任務(wù)。

但這一步也不是必須的。不過(guò)，如果這次會(huì)議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項(xiàng)目的落實(shí)和進(jìn)展情況，說(shuō)明下次會(huì)議的內(nèi)容和時(shí)間是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

三、引導(dǎo)會(huì)議的探討方向，使其更加有效

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引導(dǎo)討論方向，但不要主宰。作為會(huì)議主持人，你有一項(xiàng)主要任務(wù)，那就是引導(dǎo)與會(huì)者探討與議題相關(guān)的內(nèi)容。你不需要總是闡明自己的觀點(diǎn)，也不必太過(guò)限制討論的框架，適當(dāng)開(kāi)放些。在討論過(guò)程中，或許會(huì)冒出新的議題。因此，你可能需要稍微調(diào)整一下大家的討論方向，確保其始終圍繞著會(huì)議目標(biāo)進(jìn)行。

會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，你要掌控好時(shí)間。如果對(duì)某一個(gè)議題討論時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，你很可能需要砍掉后面的一些議題，或者留到以后的會(huì)議中再作討論。如果當(dāng)前大家正在熱議的話題非常重要，你更應(yīng)該毫不猶豫地刪減或推遲后面的議題。

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鼓勵(lì)所有與會(huì)人員積極參加討論。作為會(huì)議主持人，你的另一項(xiàng)任務(wù)是確保每個(gè)人都積極參加到討論中來(lái)。如果你發(fā)現(xiàn)有相關(guān)的人員不愿發(fā)表意見(jiàn)，試著鼓勵(lì)他們。你不必太過(guò)明顯地指出他們的名字，因?yàn)檫@樣可能會(huì)讓他們難堪，你可以這樣說(shuō)“我覺(jué)得老王的專業(yè)知識(shí)可能幫我們來(lái)解釋一下”，以鼓勵(lì)對(duì)方開(kāi)口發(fā)言。

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確保每個(gè)人都知道在討論的內(nèi)容。你可能不大會(huì)注意到一點(diǎn)，那就是與會(huì)人員的專業(yè)背景不同。為了確保每個(gè)人都理解他們?cè)谟懻撌裁矗憧梢詫⒗щy的問(wèn)題簡(jiǎn)化，并簡(jiǎn)要地解釋給他們聽(tīng)。

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不要逃避困難的問(wèn)題。主持人還需要一定地強(qiáng)硬，以確保所有的會(huì)議目標(biāo)能夠達(dá)成。如果與會(huì)人員故意逃避困難的問(wèn)題，你要想辦法讓他們討論，并得出結(jié)論。你或許會(huì)招致某些與會(huì)人員的敵對(duì)情緒，但這也是一場(chǎng)有效會(huì)議的必要部分。

務(wù)必記錄下重要的結(jié)論（如果有專職的錄音人員或會(huì)議記錄員，吩咐他們做好這項(xiàng)工作）。因?yàn)槟愫貌蝗菀鬃尨蠹议_(kāi)始討論閉口不談的問(wèn)題，你一旦要將這些寶貴的發(fā)言記錄下來(lái)。

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掌握好時(shí)間。不少人認(rèn)為開(kāi)會(huì)只是在浪費(fèi)時(shí)間而已，因?yàn)樗麄兘?jīng)歷了很多沒(méi)有效率的會(huì)議。為了避免此類事件發(fā)生，作為主持人，你需要嚴(yán)格把控好時(shí)間。對(duì)于一些不太重要的話題，你可以提出留待以后的會(huì)議討論。并靈活調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，確保與會(huì)人員的時(shí)間不被浪費(fèi)。