錄音整理依據(jù)內(nèi)容可以劃分為很多類型，如領(lǐng)導(dǎo)講話錄音整理、群眾座談錄音整理、新聞訪談錄音整理、審判辯論錄音整理等。本文所說的講話錄音整理是指領(lǐng)導(dǎo)講話錄音整理，其內(nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)在某種特定環(huán)境下所作的有針對性的即興發(fā)言，整理的目的是將領(lǐng)導(dǎo)講話以文字語言的形式傳達(dá)下去，使領(lǐng)導(dǎo)的管理意圖和指示精神在工作中得到更好的貫徹，以強化執(zhí)行力。
講話錄音整理是秘書工作的一項重要內(nèi)容，能體現(xiàn)出秘書的工作水平和個人素質(zhì)。講話錄音整理的重要性不言而喻，在實踐中有很多需要把握的重要原則：領(lǐng)會講話精神、力求符合原話、增刪合情合理、堅持領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、加強理論學(xué)習(xí)等等。下面筆者結(jié)合工作實際，略談領(lǐng)導(dǎo)即興講話錄音整理中對內(nèi)容的合理增刪問題。
領(lǐng)導(dǎo)即興講話多是有感而發(fā)，會受到現(xiàn)場環(huán)境的影響，所以并不是每一句話都有實際意義；同時，即興講話的特點是思維跳躍，所以在語言表達(dá)上不一定系統(tǒng)連貫。因此，整理講話錄音時，應(yīng)當(dāng)對講話內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰟h，以使整理稿符合行文要求。雖然講話錄音整理要把握“力求符合原話”這一重要原則，但是文稿整理者應(yīng)該清醒地認(rèn)識到：尊重原意不等于原封不動，力求符合原話不等于一字不改。合理地進(jìn)行補充、刪減以形成高質(zhì)量的講話稿，才是將講話錄音整理成文的終目的，也是檢驗秘書業(yè)務(wù)水平的一個重要標(biāo)尺。
講話錄音整理的關(guān)鍵是要“合情”、“合理”。只有合情了，才能恰如其分，合乎原意；只有合理了，才能邏輯一致，行文優(yōu)美。例如，“預(yù)研方面的技術(shù)牽頭人要敢于提出技術(shù)上的意見，不要過分地聽從行政方面的意見”，這句話的每一個字確實是領(lǐng)導(dǎo)在會議上所說的，無論從文法還是主旨上看都沒有修改的必要，但是筆者在與領(lǐng)導(dǎo)溝通后發(fā)現(xiàn)，“不要過分地”說法略有不妥，于是將其修改為“不能僅僅”。幾個字的修改反映了領(lǐng)導(dǎo)針對此事在邏輯判斷和語氣輕重上的變化，改后的用詞更準(zhǔn)確地表達(dá)了領(lǐng)導(dǎo)講話的真實意思。
應(yīng)該說，增什么、刪什么沒有的標(biāo)準(zhǔn)，要具體情況具體分析。
需要增加的內(nèi)容主要有：（1）領(lǐng)導(dǎo)想要表達(dá)但沒有表達(dá)到位的思想、觀點等內(nèi)容，必須進(jìn)行適當(dāng)補充，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)想要表達(dá)的思想、觀點更加完整、準(zhǔn)確，才能使讀者更加容易理解和接受。例如，領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容分為三個部分，錄音整理時提煉出每一部分的中心句或概括句，以黑體形式置于每一部分的開頭，使文稿結(jié)構(gòu)清晰。如“，圍繞核心人物，統(tǒng)籌各項工作……第二，加強自主管理，加大協(xié)調(diào)力度……第三，開啟創(chuàng)新思維，推進(jìn)領(lǐng)域拓展……”（2）特定事物的名稱（如企業(yè)和部門的名稱，政策和法律法規(guī)的名稱等），領(lǐng)導(dǎo)在講話時往往采用簡稱（如《中華人民共和國保守國家秘密法》簡稱為《保密法》），形成書面文稿時就得考慮其嚴(yán)肅性和嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)行必要的補充。（3）現(xiàn)場聽眾人人皆知的情況，領(lǐng)導(dǎo)在講話時會點到為止甚至省略不講，整理成書面文稿則要考慮到行文的完整性及閱讀范圍擴大等因素，對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行必要的補充。
需要刪減的內(nèi)容主要有：（1）與主旨聯(lián)系不密切的內(nèi)容應(yīng)大膽刪減。因為即興講話思緒跳躍的緣故，難免出現(xiàn)與主旨聯(lián)系不密切的內(nèi)容，若是不加刪減，書面文稿就會顯得很凌亂，行文無章法。（2）不準(zhǔn)確的內(nèi)容應(yīng)予校正。即興講話在引用數(shù)據(jù)、詞句等內(nèi)容時，可能會出現(xiàn)一些似是而非、張冠李戴的情況，整理文稿時必須仔細(xì)核實，合理刪減或更正。（3）對于口語化內(nèi)容，要認(rèn)清口語與書面語的差異，刪除口語或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為書面語。例如“啊、呀、嗯”應(yīng)刪除，“××工作這塊”應(yīng)轉(zhuǎn)化為“××工作方面”?？偟膩碇v，增刪內(nèi)容必須以領(lǐng)導(dǎo)講話的原意為基礎(chǔ)，必須合情合理，必須對講話主旨起到積極完善的功效，做到言之有物、言簡意賅。