1. 為了契合共青團標準化建立的請求，放入檔案盒內(nèi)的一切資料必需是打印版的；

2. 檔案盒里的一切資料未經(jīng)允許不得帶出辦公室；

3. 檔案盒的資料按時間次第排好，次第是新資料在上面;

4. 每次活動的申請書、籌劃書、活動總結(jié)、活動感言必需放在一同便當查看；

5. 秘書將每次開會的內(nèi)容記載好，放入檔案盒的上面；

6. 檔案盒里的資料的裝訂請求：在資料的左側(cè)訂兩下即可；

7. 檔案盒里放入新的資料時必需在時間內(nèi)通知分會長；

8. 一切活動在完畢一周之后必需把申請書、籌劃書、活動總結(jié)和活動感受放入檔案盒。（一切資料都是一式兩份，一份放檔案盒，另一份交活動部備案.）