確定會議的場地后，在策劃會場的布置方案時，有些必要的因素，要在方案中體現：

會議場地布置

一、 會議的主要信息

1、 會議名稱、舉辦地點、召開時間;

2、 主辦單位、協辦單位等;

3、 方案的主題，也就是會場布置的主題;

4、 會場具體平面圖，要包含停車場、消防通道;外圍環(huán)境等。

二、 會場布置方案的概括介紹

1、 會場布置方案的創(chuàng)意;

2、 會場布置方案的色調;

3、 現場主要分區(qū)介紹。

三、 現場布置具體說明

1、 簽到處介紹;

2、 嘉賓發(fā)言臺設置;

3、 會場具體采用何種布置模式

4、 茶歇區(qū)布置和說明;

5、 洽談區(qū)、同聲傳譯區(qū)、分會場等其他功能區(qū)域布置說明。

四、 物料準備及使用設置

1、 背景板、簽到臺、橫幅等說明及圖示;

2、 內場桌椅布置平面圖、發(fā)言臺、麥克風等布置;

3、 現場主色調突出、其他裝飾物點綴;

4、 發(fā)放的宣傳資料、禮品、現場提供礦泉水、紙、筆等擺放方式;

5、 投影儀和大屏幕的位置、具體參數，多媒體設備、LED大屏的位置及說明;

6、 燈光的布局，是否需要補充燈光;

7、 地毯的使用及顏色;

8、 標識指示牌、消防通道的設置說明等。