一般而言，找到合適的會(huì)議策劃承辦商后，并不意味著作為會(huì)議執(zhí)行者的您沒(méi)有什么可以做的，要想使會(huì)議能順利進(jìn)行，還需要主辦方對(duì)許多細(xì)節(jié)工作進(jìn)行深入的把握：

1、會(huì)議開(kāi)始前，全局性的整體規(guī)劃還是必須由您來(lái)做，制定會(huì)議進(jìn)程“時(shí)間表”；

2、一般情況下，會(huì)議將于何時(shí)何地召開(kāi)，何時(shí)召開(kāi)，以及會(huì)議在何處召開(kāi)，并確認(rèn)每個(gè)單位的代表。如果會(huì)議形式比較嚴(yán)肅，除了電話(huà)聯(lián)系外，還需要以書(shū)面文件或通知單、邀請(qǐng)函的形式與各單位聯(lián)系，并得到明確答復(fù)(如書(shū)面文件或通知單、邀請(qǐng)函需要特殊制作，還必須與印刷商協(xié)商處理)。?

3、取得會(huì)議承辦方出具的可提供服務(wù)項(xiàng)目表，并根據(jù)需要與會(huì)議承辦方簽訂有關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)其合法權(quán)益。

4、你必須自行擬定會(huì)議日程、會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如會(huì)議內(nèi)容并非內(nèi)部機(jī)密，亦可向會(huì)議承辦方提出申請(qǐng)，請(qǐng)其協(xié)助擬定。

5、在有會(huì)議承辦方協(xié)助聯(lián)系酒店、機(jī)場(chǎng)、餐館、廣告公司、印刷商、車(chē)隊(duì)等單位時(shí)，根據(jù)“日程安排”及時(shí)進(jìn)行查詢(xún)，落實(shí)計(jì)劃進(jìn)度。

6、在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，要認(rèn)真登記，做好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)材料，同時(shí)可以結(jié)識(shí)新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。會(huì)議代表如需交納會(huì)務(wù)費(fèi)，則須另負(fù)責(zé)收取。在會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議承辦方的準(zhǔn)確人數(shù)、房間數(shù)及時(shí)通知會(huì)議承辦方，并與賓館協(xié)商多出或少出房間的問(wèn)題，避免賓館和您不必要的麻煩。在正式會(huì)議開(kāi)始前，檢查場(chǎng)地布置情況(燈光、音響、場(chǎng)地布置、綠化和特殊設(shè)備)，確保場(chǎng)地整潔。與會(huì)議承辦方協(xié)商確定合理的就餐時(shí)間、叫醒時(shí)間、會(huì)議時(shí)間。

7.在會(huì)議期間做好協(xié)調(diào)工作。

8.根據(jù)公司及本次會(huì)議的總體目標(biāo)，制定財(cái)務(wù)預(yù)算，一般先預(yù)付50%的預(yù)付款，剩余的預(yù)付款在會(huì)議結(jié)束時(shí)一并支付。

9.會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況制作本次會(huì)議的總結(jié)報(bào)告書(shū)，備案。