每一個(gè)行業(yè)都會(huì)有論壇峰會(huì)策劃，一些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會(huì)每年舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會(huì)，讓參與者了解每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，并學(xué)習(xí)一些新知識(shí)。會(huì)議的規(guī)模有大有小，大到兩千多，小到一兩百人。關(guān)于如何成功舉辦論壇峰會(huì)，你必須記住以下幾點(diǎn)！
關(guān)于會(huì)議場(chǎng)所(住宿、晚宴、會(huì)議)，我們需要結(jié)合各方面的要素來(lái)考慮。，會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間是多長(zhǎng)？有些會(huì)議只開(kāi)了，有些會(huì)議，與參加者的住宿問(wèn)題有關(guān)者的住宿問(wèn)題有關(guān)。住宿酒店后接近會(huì)場(chǎng)，周圍設(shè)施完善，交通也方便。現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查預(yù)算允許的情況下一定要做。如果有客房飲食需求的話，也一起看的交流內(nèi)容主要是費(fèi)用和會(huì)場(chǎng)使用的詳細(xì)情況，什么時(shí)候可以設(shè)置，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查預(yù)算允許的情況下一定要做。如果有客房飲食需要的話，VIP的話，可以直接離開(kāi)餐廳嗎？VIP之前的餐廳需要多的餐廳嗎？
人數(shù)不超過(guò)100人，當(dāng)日會(huì)議，加前接待歡迎晚宴，加會(huì)議當(dāng)日晚宴，加次日送機(jī)。這類，如果會(huì)議只是純室內(nèi)活動(dòng)，不需要更換場(chǎng)地，在同一家酒店舉行，還能節(jié)省一點(diǎn)預(yù)算。但是在瀚宇公關(guān)所做的相關(guān)活動(dòng)中，歡迎晚宴和會(huì)議論壇將會(huì)分開(kāi)，因?yàn)閰⒓油硌绲娜藬?shù)不多，比如只有一百人，而第二天的會(huì)議可能會(huì)有一千人出席，所以在這樣的情況下，場(chǎng)地將會(huì)分別根據(jù)具體情況進(jìn)行勘查和確認(rèn)。
在會(huì)議場(chǎng)地方面，100-300參會(huì)人數(shù)可參看酒店大型宴會(huì)廳；300-1000參會(huì)人數(shù)可參看小型劇場(chǎng)(可容納1000人)、大型會(huì)議室(可容納1000人)和一些酒店宴會(huì)廳。若規(guī)模超過(guò)2000人，通常會(huì)使用體育館、劇院、會(huì)展中心等，這些場(chǎng)所與五星級(jí)酒店的區(qū)別在于需要提前向貴司提出詳細(xì)方案，特別是來(lái)賓安排、活動(dòng)流程、搭建布置、用電情況，有些場(chǎng)所還需要經(jīng)過(guò)消防審批，甚至人多點(diǎn)還要走公安局備案。這樣大的場(chǎng)地，往往不僅僅是開(kāi)個(gè)會(huì)而已，可能還有其他環(huán)節(jié)，如頒獎(jiǎng)、表演、演講等。
會(huì)議程(時(shí)間、地點(diǎn)、進(jìn)程、注意事項(xiàng))是會(huì)議的指導(dǎo)性文件，通過(guò)確認(rèn)會(huì)議議程，可以更清楚地了解會(huì)議前期中期和后期的工作步驟和情況。會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間，是嗎？2天？或者一個(gè)星期？在中期會(huì)議期間，在哪個(gè)時(shí)間段做什么事，進(jìn)行哪個(gè)流程。每道工序的細(xì)節(jié)及注意事項(xiàng)需要與主辦單位確認(rèn)并扣壓。對(duì)于接待(車輛、禮儀、酒店服務(wù))，車輛接待，活動(dòng)地點(diǎn)的車輛接待是一件非常麻煩的事，要做好，要有逼格，比你想象的要復(fù)雜。貴賓貴賓，專人專車，為體現(xiàn)私密性和專屬服務(wù)，必須一人一車，車一定要干凈!!!除了另一個(gè)人需要和其他人共乘一輛車汽車的型號(hào)和顏色統(tǒng)一，這樣顯得顯得整齊統(tǒng)一壯觀。。
VVIP和VIP的車輛路線，這是很少有人能做到的。如果你想把你的會(huì)議做得高端，你必須做好會(huì)議體驗(yàn)。這一部分必須提前到會(huì)議所在的城市進(jìn)行路線彩排。從機(jī)場(chǎng)到酒店、酒店到會(huì)場(chǎng)(如有必要)，從會(huì)場(chǎng)到機(jī)場(chǎng)的駕駛路線，在客車的大致時(shí)間段，分別選擇短的路線和不擁堵的路線。彩排時(shí)，每輛車都跟著一個(gè)人，記錄每個(gè)十字路口怎么走，共用時(shí)間?；厝ズ?，選擇的路線，制作路線圖，作為VIP和VIP車輛司機(jī)的訓(xùn)練資料。每個(gè)司機(jī)都必須按照路線行駛，車輛和嘉賓在路上的時(shí)間很容易控制。細(xì)致的話，從酒店停車場(chǎng)到酒店正門的路線所需的時(shí)間都必須做。上面這些看起來(lái)很簡(jiǎn)單，其實(shí)很復(fù)雜，租車公司的人必須配合完成路線彩排。我們以前經(jīng)?；ㄒ恢軙r(shí)間做路線彩排，選擇的路線和備用路線。這是動(dòng)腦筋，需要麻煩的工作。
接普通客人和媒體的車，要分別開(kāi)，一般用這輛車的話，中巴不算大巴，必須保證每輛車等候時(shí)間不超過(guò)30分鐘。你需要計(jì)算好途中時(shí)間、客人和媒體到達(dá)時(shí)間，確定 shuttlebus數(shù)量，所以機(jī)票的安排非常重要。一次安排不好就會(huì)出現(xiàn)一輛大巴運(yùn)送一個(gè)人的情況。。。
然后是會(huì)議場(chǎng)所和酒店，確認(rèn)停車場(chǎng)，事先給司機(jī)訓(xùn)練！什么？什么？公共汽車有時(shí)真的很難的車接到人，然后去了酒店。以前酒店說(shuō)VVIP應(yīng)該事先和酒店取得房卡，他們一來(lái)就直接進(jìn)入房間。這些水平的上司，他們的房間必須事先準(zhǔn)備好，通常酒店有小的歡迎禮物，需要和酒店確認(rèn)，不行的話就換卡，或者只上卡，禮物由我們自己去。VVIP和VIP的禮物、流程、發(fā)言稿、嘉賓證等亂七八糟的東西，請(qǐng)事先放在他們的房間里。這些東西不要準(zhǔn)備好。還有花兒!!!在貴賓離店前，請(qǐng)準(zhǔn)備好房間里的鮮花，并每日更換。一般的客人，我們通常的做法是在酒店大堂設(shè)置一個(gè)活動(dòng)接待臺(tái)，提前把所有房卡拿到，分別簽到(即在桌子上放兩張簽到牌，一個(gè)是客人，一個(gè)是媒體，很簡(jiǎn)單)，客人和媒體都要分別簽，拿到資料袋就結(jié)束了。本接待臺(tái)，保證一直都有我們自己的人，因?yàn)橛行﹣?lái)賓確實(shí)是非常聰明的人，雜亂無(wú)章的事情不會(huì)，請(qǐng)過(guò)來(lái)問(wèn)問(wèn)。服務(wù)臺(tái)的設(shè)置是否到位，體現(xiàn)了服務(wù)體驗(yàn)。當(dāng)然，相關(guān)的口語(yǔ)和 Q& A也需要提前進(jìn)行訓(xùn)練。
禮節(jié)要事先訓(xùn)練，服裝要準(zhǔn)備，妝容要統(tǒng)一，妝容包括發(fā)型、眼影、眼線、唇彩、指甲油、耳環(huán)、項(xiàng)鏈、發(fā)飾等，但一般正規(guī)、嚴(yán)肅的會(huì)議，禮節(jié)是不可涂指甲油、染發(fā)、戴耳環(huán)項(xiàng)鏈。按要求安排工作。儀式排練是根據(jù)不同的活動(dòng)進(jìn)行的排練。禮節(jié)上需要注意的就是有頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)需要上臺(tái)，這是一個(gè)精心的彩排。接下來(lái)是告訴他們，不要讓客人看到他們正在玩手機(jī)！吃飯喝水都安排在他們的休息區(qū)，客人們都不能看到！別隨便拿現(xiàn)場(chǎng)的小菜吃了，這太不專業(yè)了！
安保，當(dāng)會(huì)議需要安保的時(shí)候，說(shuō)明這個(gè)檔次一般都不低，安保的話統(tǒng)一著裝，發(fā)型都要盡量統(tǒng)一。崗位職責(zé)基本就是酒店門口接車時(shí)間，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間，宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間，還有 VVIP休息室到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的通道，還有現(xiàn)場(chǎng)公司臨時(shí)辦公室門口。警衛(wèi)需要進(jìn)行語(yǔ)音和 Q& A訓(xùn)練，而不是光站在那里無(wú)所事事。一些貴賓需要有全天候的保安陪同，這些保安要經(jīng)過(guò)挑選，形象要好，人也要聰明。
還有一些建筑、場(chǎng)地布局等問(wèn)題需要看供應(yīng)商能否理解你想要的場(chǎng)地效果。是朋友或者認(rèn)識(shí)的人找的供應(yīng)商。如果他們覺(jué)得好公司，應(yīng)該不會(huì)差。