所謂數(shù)字化（digitization）是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

1、檔案數(shù)字化加工的基本原則

1） 確定數(shù)字化對象應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合 一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。

2）符合國家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。

3）價值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

數(shù)字化加工

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、 目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等.

2、數(shù)字化建設(shè)的目標

數(shù)字化建設(shè)的目標是使檔案館（室）現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供、的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。