檔案數(shù)字化一般指的是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，也就是通過(guò)掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字圖像，供檔案調(diào)閱利用的過(guò)程。

檔案數(shù)字化掃描工作開(kāi)展的前提是將檔案按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理規(guī)范，然后建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)著錄目錄數(shù)據(jù)，之后才能考慮如何進(jìn)行掃描，如何進(jìn)行管理和利用數(shù)字資源。

為什么要進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描工作？

1.更便捷的管理和利用

傳統(tǒng)的檔案管理手段是通過(guò)檔案目錄檢索到檔案信息，通過(guò)庫(kù)房調(diào)卷進(jìn)行管理和利用檔案。如果有數(shù)字化的電子目錄，檢索則較為容易，如果只有手工登記的紙質(zhì)目錄，檢索的難度則成倍增加，甚至無(wú)法檢索。檢索到需要的檔案信息，通過(guò)檔號(hào)進(jìn)行庫(kù)房調(diào)卷，可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理和利用，但是效率較為低下。進(jìn)行數(shù)字化掃描后，進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，實(shí)現(xiàn)數(shù)字原文和檔案目錄的一一對(duì)應(yīng)，將極大的提案的利用效率，減少工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。

2.保護(hù)紙質(zhì)檔案實(shí)體原件

減少紙質(zhì)實(shí)體原件的利用，可以限度的保護(hù)紙質(zhì)實(shí)體原件，避免不必要的磨損、老化，也避免原件可能出現(xiàn)的丟失、丟頁(yè)等情況發(fā)生。