水利水電工程檔案管理辦法

章 總則

條為加強水利水電工程的檔案管理，實現(xiàn)檔案工作科學化、標準化、規(guī)范化、積極保護和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》、《山東省基本建設(shè)項目檔案資料管理辦法》及有關(guān)的規(guī)范和標準，結(jié)合工程實際，特制定本辦法。

第二條水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實加強檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，實行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要劃出檔案工作專項經(jīng)費，以保障檔案工作的正常開展。

第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提案管理水平，努力實現(xiàn)“工程，檔案”。

第四條檔案工作要確保檔案的完整準確、保管和有效利用。

第二章 檔案機構(gòu)及其職責

第五條各單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務能力強、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負責接收、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進行檢查、指導，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準確和案卷質(zhì)量的標準化。

第六條檔案工作在業(yè)務上受上級和同級檔案管理部門的監(jiān)督、指導。

第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學歷，身體健康，嚴守秘密，遵紀守法。要保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

第三章 文件材料的歸檔

第八條實行文件形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文件及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定收集、整理、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報指揮部和監(jiān)理部備案存查，任何單位或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報。

第九條科技檔案是水利水電工程檔案的重要組成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點是按《水利水電工程驗收實施細則》中的規(guī)定和本辦法要求做好科技文件材料的收集、整理、分類、立卷。在竣工驗收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進行核驗、審查，凡不符合歸檔要求的，限期整改，對符合要求的竣工檔案，在竣工驗收時，在規(guī)定的時間內(nèi)辦理嚴格的交接手續(xù)，移交相應的檔案部門保存。

第十條歸檔范圍與案卷質(zhì)量：

（一）歸檔的文件材料要遵循其形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，準確反映工程建設(shè)與管理活動的真實內(nèi)容，便于利用和保管。文書檔案與科技檔案分類清楚，組卷合理，避免重復立卷，與工程項目密切的管理性文件應列入科技檔案（在工程項目中組卷）；文書檔案保管期限劃分準確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，案卷題名簡明確切，編寫頁碼、所有檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機打印，認真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復寫，以利長期保存。

（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的具體要求見本辦法附錄一、附錄二、附錄三。

第十一條歸檔套（份）數(shù)、時間。

（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報指揮部備案存查，副本三份（套）。在竣工驗收前歸檔完畢，在竣工驗收后的二周內(nèi)上報。

（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。

（三）照片連同相應的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。

第十二條凡歸檔（上報）的科技文件材料、整理立卷后要編制案卷目錄，并由指揮部和監(jiān)理部分管負責人簽字。

第十三條保管期限：科技檔案原則上定為“”（50年以上）、密級定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文件材料的重要程度確定。

第十四條為確保歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，要嚴格執(zhí)行相應可控制措施：

（一）檔案工作與工程建設(shè)堅持兩同步一超前的建檔原則，即：下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度同檢查文件材料的形成情況同步；單元、分部、單位工程驗收及全部工程竣工初步驗收前必須首先對相應檔案進行驗收。

（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負責所承擔的建筑物或土方工程建設(shè)全過程文件材料的監(jiān)督、檢查及收集，嚴格登記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。

（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導科技文件材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文件材料短缺及時進行補充完善。

（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強歸檔前文件材料的管理工作，會同工程技術(shù)人員對文件材料的歸檔情況進行定期檢查。

（五）指揮部、監(jiān)理部對已接收的分部工程、階段工程、單位工程驗收及全部工程竣工初步驗收要進行認真的校核，進行必要的補充，完善立卷、歸檔工作。

第四章 檔案的管理與利用

第十五條各施工單位要按本辦法制訂各項管理細則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合要求的專用檔案庫房和相應的檔案設(shè)施，按有關(guān)標準嚴格保管檔案，保證檔案，防止檔案的破損、霉變和散失，任何單位、個人不得偽造或擅自銷毀檔案。

第十六條各施工單位要加強檔案工作的日常管理，指揮部和監(jiān)理部對各單位檔案工作情況進行定期考核和不定期抽查，其考核結(jié)果作為評比獎勵的依據(jù)和評定優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。

第十七條編制各種檢索工具，限度地滿足利用者的需要，采取多種形式主動服務，注重利用效果。

第十八條在工程建設(shè)期間，對檔案的綜合管理及單項管理成績突出的單位及個人可給予精神和物質(zhì)獎勵。凡未按規(guī)定要求提交竣工檔案的單位，延緩工程驗收，財務不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。

第十九條檔案的鑒定辦法待工程建成并成立管理部門后另行制定。

第五章 附則

第二十條本辦法適用于水利水電工程。

第二十一條本辦法自下達之日起執(zhí)行。

附錄一

科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求

一、科技檔案歸檔范圍

1. 可研報告與評估咨詢材料。

2. 上級批文、指導性技術(shù)文件和有關(guān)工程專業(yè)會議文件。

3. 有關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)范。

4. 工程招、投標文件及協(xié)議、合同。

5. 征地補償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文件、證明材料及圖表。

6. 科學試驗成果材料。

7. 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評價。

8. 設(shè)計（圖紙、計算書、說明書、概算書）及設(shè)計批復。

9. 設(shè)計變更通知及補充修改圖紙。

10. 開工報告、施工方案、組織設(shè)計和技術(shù)交底材料。

11. 施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗報告等）。

12. 施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測、試驗、勘查、觀測、鑒定及分析報告等原始記錄。

13. 與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。

14. 建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測、試驗等原始資料。

15. 工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。

16. 工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。

17. 工程驗收計劃的批準文件。

18. 隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗收簽證、鑒定書及相關(guān)資料。

19. 竣工圖紙及工程竣工驗收的全部材料。主要包括：

（1）工程設(shè)計總結(jié)報告；

（2）工程建設(shè)管理報告；

（3）工程施工管理總結(jié)報告；

（4）工程建設(shè)監(jiān)理報告；

（5）工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測報告；

（6）竣工預算、決算報告；

（7）工程建設(shè)征地補償及移民遷安報告；

（8）初步驗收工作報告；

（9）竣工驗收工作報告；

（10）工程試運行或管理情況報告。

20. 水文測驗水質(zhì)監(jiān)測資料。

21. 工程投入運行后的管理、工程改建、擴建、綠化、歲修的各種技術(shù)性文件及圖紙。

22. 建筑物運用及渡汛方案。

23. 工程運用及調(diào)度規(guī)劃。

24. 設(shè)備開箱驗收，隨機圖樣及技術(shù)性資料。

25. 其他有價值的技術(shù)性文件材料。

二、科技檔案案卷質(zhì)量要求

（一）引用標準

（GB/T 11822—89）科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

（二）術(shù)語

1. 科學技術(shù)檔案：是指在科學技術(shù)活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。

2. 科技文件材料：是記錄和反映科學技術(shù)活動的文字、圖表等技術(shù)文件的總稱。

3. 案卷：由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。

4. 卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。

5. 卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。

6. 檔號：檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。

（三）案卷內(nèi)科技文件材料的排列

1.建設(shè)項目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（初設(shè)、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收、調(diào)度運行等順序排列。

2. 案卷內(nèi)科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

3. 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。

（四）案卷的編目

1. 編寫案卷頁號

（1）案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。